メール

ITツール

2021/7/15

GTDをベースにしたメール処理フローチャートで受信箱が常に0件に

そういえば先日、会社のメンバーから「メールの処理ってどうやってますか?」って質問があがったので、自分なりの処理方法をフローチャートにまとめてシェアをした。 Getting Things Done(通称:GTD)と呼ばれるタスク管理向けのワークフローをベースとしており、受信ボックスに入ったメールを適切に処理をして、返信漏れやタスク漏れを起こさないように工夫している。 今回はGmailでの処理方法について記したが、同様の処理フローは「Slack」や「Backlog」などにも応用できる。ぜひ自身の環境に合わせて ...

iPhone

2021/1/30

【iPhoneだけ仕事術】大量のメールを効率的に処理する方法

iPhoneだけで仕事は完結できるのか?!をコンセプトに、普段やってる業務をiPhoneだけでやってみるシリーズ。 今回は「メールの効率的な処理」について。 受信した大量のメールを、iPhoneだけで効率的に処理していく方法をご紹介しよう。メールの処理方法は人によっていろんなやり方があるだろうけど、今回は一番オーソドックスな、 ①重要なメール・返信が必要なメールにスターをつける。 ②不要なメールはアーカイブ(ゴミ箱)に入れる。 ③メールをササッとプレビューする。 ③スターをつけたメールをじっくり確認する。 ...

iPhone Webディレクターの仕事

2021/1/31

【iPhoneだけ仕事術】メールで送られたファイルを保存する方法

iPhoneだけで仕事は完結できるのか?!をコンセプトに、普段やってる業務をiPhoneだけでやってみるシリーズ。 今回はメールに添付されていたZipファイルを保存する方法です。 iPhoneにファイルを保存できるってこと自体、知らない人も少なくないので、知らなかった人はぜひ活用してみてください!外出先の急場の対応が可能になるので、知っておけば役立つはずです。

ITツール Webディレクターの仕事

2021/1/31

Gmailの署名を写真付きの名刺風にする方法!ビジネスでも大活躍

Gmailの末尾に記載する署名。この署名のデザインを簡単にカスタマイズして、名刺風に仕上げる方法があります。 これを利用すると、Gmailの署名がこんな感じになります。 写真だけでなく、各種SNSへのリンクやブログへの誘導リンクも設置できるのが気にっているところ。プライベートだけでなく、仕事でも活用していますよ。 では今日は、この署名の作り方をご紹介します。

ITツール

2017/5/12

Gmailのメールアドレスは無限に増やせる!エイリアスの作り方と活用方法を解説

Gmailのメールアドレスは、一つ作ってしまえば、派生アドレスを無制限に作ることができます。 例えば「sample@gmail.com」というメインアドレスを持っているなら、「sample+01@gmail.com」でも「samp.le@gmail.com」でも、同じ受信ボックスにメールが届くのです。 エイリアス、つまり派生メールアドレスという機能で、知っておくとなにかと便利なので、ぜひ一読ください。

ITツール

2017/3/27

【Gmail】処理方法別に4種のスターを使いわけてメールを仕分けする方法

Gmailにおいて、そのメールに対してスターを付けられることは、多くの人が知っていると思います。 使い方は人それぞれでしょうが、基本的には「重要なメール」にスターをつけているのではないでしょうか。後から見返したり、返信する必要のあるメールに対して、目印を付けるのです。 では、スターの種類を増やせることはご存知でしょうか? Gmailでは付けられるスターの種類を増やすことができます。「受信したメールの仕分け方法に応じてスターを使い分ける」ことができれば、メールの処理がより効率化できます。

ITツール

2016/3/4

Gmailでよく使う検索方法まとめ!メールを探すのに便利です

Gmailでメールの整理整頓は不要。検索方法さえ知っておけば目的のメールをサクッと見つけられます。 仕事でGmailを使っていますが、届いたメールは基本的にラベルを付けて終わりです。読み終わってアクションが不要なメールはさっさとアーカイブしてしまいます。 後から見返したいメールは、検索して探し当てればいいのですから。 参考:誰でも今日からできる Yes / No に答えるだけの簡単メール処理術 | あなたのスイッチを押すブログ 参考:Gmailのコンセプトから理解するアーカイブとゴミ箱の違いについて | ...

iPhone

2021/2/1

[iPhone] 新規で作ったメールの差出人アドレスを毎回変えるのが面倒!って人は設定を見直そう

先日、友人が語った失敗談。 「新規でメール作ると、iCloudのメールアドレスが差出人になっちゃうじゃん?変更するの忘れてそのまま送っちゃってさ。後から『先ほどのメールは私です』って送り直しちゃったよ」とのこと。 iPhoneでは複数のメールアドレスを管理できます。それはメリットでもありますが、差出人がどのメールアドレスになっているかを確認しないと、このような失敗に繋がってしまいます。 しかし、新規のメールを作る度に差出人メールアドレスを変更していては面倒です。 そこで、iPhoneのメールの「デフォルト ...

ITツール

2015/9/2

Gmailの送信取り消し設定には何度助けられたことか!必ず設定しよう!

Gmailに「送信取り消し機能」が実装されたのをご存知でしょうか。 もともとは「Lab」の中のお試し機能だったのですが、2015年6月に正式機能としてリリースされました。 お試し版でもある「Lab」のときからずっと使っていた私ですが、これは本当に便利なので、皆さんにもぜひ設定しておいてもらいたいものです。

iPhone

2015/7/4

iPhoneの未読メールを最速で処理できる一覧からのスワイプアクション

今回は iPhone のメールを効率よくさばく方法をご紹介します。 iPhone のメールアプリでは、メールの詳細を開かずとも、一覧画面から「アーカイブ」や「開封済み」などの処理が可能です。 左右のスワイプ操作をマスターすれば、未読メールの処理もパパパッと済ませられるでしょう。

ITツール Webディレクターの仕事

2021/1/31

Gmailのコンセプトから理解するアーカイブとゴミ箱の違いについて

私はもうGmailを使って長いので使い慣れた感じがあり、逆にこの "システム" が非常に使いやすく感じています。 ですが、初めてGmailを使う人にとってはその "システム・仕組み" 自体がちょっと分かりにくいみたいですね。 確かに、「すべてのメールって何?」「ラベル??フォルダはないの?」「アーカイブとゴミ箱って何が違うん?」などと、あんまり親しみのない名前がありますからね。 この辺りは結構仕事場でも質問を頂くことがありましたので、ちょっと私なりに、それぞれの言葉・機能の関係性についてお話しします。 特 ...

ITツール Webディレクターの仕事

2021/1/31

誰でも今日からできる Yes / No に答えるだけの簡単メール処理術

メールの受信ボックスにメールが溜まってしまうようなメールの処理方法をしている方を見ると、個人的にとても気になってしまいます。 もしその方法で機能しているのであれば良いのです。 ですが、例えば目的のメールを探すのに時間が掛かっていたり、人からの依頼事項が見逃してしまうような事があれば、それはきっと機能していない状態なんです。 なので今日は、私が行っているメールの処理方法をご紹介します。 この方法であれば、常に受信ボックスは空の状態になり、必要な情報はすぐに取り出せ、返信が必要なメールも起こすべきアクションも ...

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