GTD

ITツール

2021/7/15

GTDをベースにしたメール処理フローチャートで受信箱が常に0件に

そういえば先日、会社のメンバーから「メールの処理ってどうやってますか?」って質問があがったので、自分なりの処理方法をフローチャートにまとめてシェアをした。 Getting Things Done(通称:GTD)と呼ばれるタスク管理向けのワークフローをベースとしており、受信ボックスに入ったメールを適切に処理をして、返信漏れやタスク漏れを起こさないように工夫している。 今回はGmailでの処理方法について記したが、同様の処理フローは「Slack」や「Backlog」などにも応用できる。ぜひ自身の環境に合わせて ...

ITツール

2021/1/31

【Notion】情報を1ヶ所に集約してから整理整頓するInbox理論が有効

Evernote の代替として活躍中の Notion 。自分用のデータベースとして構築を進めておるところだ。 Notion の強みは、ページのレイアウトの豊富さと、それによる情報の整理整頓のカンタンさにある。そういう点は Evernote と違う便利さだ。Evernote はホント、大雑把にいえば、テキストでしか記録を残せなかったからなぁ。 その分、Notion より Evernote が優れているのは「検索機能」だろう。 Evernote は、けっこう雑に使っても機能していた。とりあえずメモを放り込んで ...

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2021/1/31

ボトムアップかトップダウンかという不毛な論議。すべては地図を作るために。

タスク管理の話をすると、その方法論について大きく2つに分断されます。 トップダウンか、それともボトムアップか。この2つに区分されるケースは少なくありません。 トップダウンとは、上から下に、未来から今に向けられるタスク管理を指します。代表されるのが「7つの習慣」。「自分が理想とする姿から、今の自分が何をするべきか細分化していく」という方式です。 ボトムアップは逆に、下から上に、今から未来に向けられるタスク管理です。代表されるのが「GTD」。今の自分が気になっている事、頭を悩ませている事柄を洗い出し、それをこ ...

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Webディレクターの仕事

2021/1/31

タスクリストは交渉に説得力を出すため!理由は力になる

例えばこんな場面に遭遇したら、あなたはどうするでしょうか。 あなたは今、コピー機の前に並んでいます。5分ぐらい待ったでしょうか。次がやっと自分の順番です。 すると、一人の男の人が慌てた様子で声をかけてきます。 「すみません。どうしても急ぎの用がありまして、先にコピーを取らせては頂けませんでしょうか」 その時、あなたはどうしますか?息を切らして急ぐその人のために、順番を譲る。そう判断する方も少なくないと思います。 しかし、私のように意地の悪い人間であると、こう考えてしまいます。「いや、ここに並んでいる人たち ...

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2021/1/31

Evernoteを活用したプロジェクトの進行方法【GTDをもう一度 Vol.6】

▼前回のエントリー 5ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】 前回お約束したとおり、今回のエントリーでは私が行っているプロジェクトの管理方法を、具体的にご説明していきます。 もちろん、人それぞれに合った方法がありますし、私もこれがベストだとは思っていません。これからも改良の余地はあります。 ですが、今のところコレで上手く運用できていますので、満足はしています。ご参考になれば嬉しいです。 プロジェクトの作り方 これは前回のエントリーもご参考 ...

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2021/1/31

5ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】

▼前回のエントリー タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】 前回は、Inbox内の「アクションが必要なもの」を分類するために、アクションの数で分けるお話しをしました。 そこでお話ししたのは、「プロジェクトは、タスクの集合体」ということでしたね。 つまり、2つ以上のアクションが必要であれば、それは「プロジェクト」となるわけです。そうすると、プロジェクトというのは、実は意外と多いものです。 そこで今回は、どうやってプロジェクトを作ればいいのか。それ ...

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2021/1/31

タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】

▼前回のエントリー アクション不要な3つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】 / あなたのスイッチを押すブログ  前回までの話で、Inboxにある「行動が必要ないもの」の処理は終わりました。 これからは「行動が必要なもの」についてのお話です。 行動が必要だと言っても、その性質は様々です。 今できるものもあれば、特定の条件下でしかできないものもあります。また、他のタスクが終わらないと始められないもの等、その性質は千差万別。 これらをゴチャゴチャにしたままでいると、抜けや漏 ...

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2021/1/31

アクション不要な3つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】

▼前回のエントリー Inboxの処理をする前に確認しておきたい3つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】 前回のお話では、Inboxの処理におけるルールはバッチリかと思います。これで、Inboxの処理の準備が整いました。 ここからは、そのInboxの処理の方法についてお話ししていきます。 Inboxの処理では、Inboxの中身1つ1つの内容の性質を把握して、それぞれ適切に分類していきます。 今回の処理の判断基準は、「アクションを起こす必要があるかないか」です。 アクションが必要ないものを取りだす Vol ...

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2021/1/31

Inboxの処理をする前に確認しておきたい3つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

▼前回までの記事 【GTDをもう一度 vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ならば一緒に組み直そう。 ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】 前回はInboxへの収集についてお話ししました。これで、頭に引っかかっている事がらは、すべて外部に吐き出せたかと思います。 次には、その吐き出した事柄を処理(仕分け)していきます。 その内容が、タスクなのか資料なのか、はたまたゴミなのか。これを判断して、適切に処理していくので ...

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2021/1/31

ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】

さて、始まりました新シリーズ「GTDをもう一度」。 その第一弾は、GTDでの最初の一歩「Inboxに頭の中のすべてを吐き出す」についてです。つまり、”収集”についてお話しします。 ここではあまり形にとらわれず、頭の中をカラッポにすることこそ最重要。気楽にいきましょうね。 Inboxに吐き出す意味 GTDの最大の魅力は「頭の中をカラッぽにした状態」を作ることにあり、だからこそストレスフリーだと言われるのです。 頭に何か引っかかった状態があると、それを常に気にして生活しなければいけない。 逆に、頭の中のものを ...

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2021/1/31

【GTDをもう一度 vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ならば一緒に組み直そう。

Getting Things Done。デビッドアレン氏が考案した、タスク管理の進め方の1つです。 私も「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読んで以来、GTDを踏襲しながらタスク管理を行ってきました。 でも、なんとなく出来ている気になっている自分がいます。何かしっくりこない。腹に落ちずに、モヤモヤした感じ。こんなわだかまりを残したままです。 そこでもう一度、一からGTDを見つめ直すことにしました。運用の仕方や使用するツールなどを、もう一度勉強し直すことにします。 これから数回に渡って、一歩ずつ順 ...

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