▼前回のエントリー
５ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】
前回お約束したとおり、今回のエントリーでは私が行っているプロジェクトの管理方法を、具体的にご説明していきます。
もちろん、人それぞれに合った方法がありますし、私もこれがベストだとは思っていません。これからも改良の余地はあります。
ですが、今のところコレで上手く運用できていますので、満足はしています。ご参考になれば嬉しいです。
プロジェクトの作り方
これは前回のエントリーもご参考にしてみてください。
プロジェクトを作るために必要なのは、以下の５つのステップ。
１．Why（目的と価値観を見極める）
２．Goal（結果をイメージする）
３．How（ブレインストーミングをする）
４．Plan（思考を整理する）
５．Do（次にとるべき行動を判断する）
この５つのステップに沿って、プロジェクトは作られていきます。
では、プロジェクトを何処に作るか。これにはEvernoteを利用します。
Evernoteによるプロジェクトの管理
Evernoteには、プロジェクト用のノートブックを作っています。
▼プロジェクトノートブック
このプロジェクトノートブックの中には、プロジェクト毎に、上記の５ステップに沿って作られたノートが入っています。言い換えれば、プロジェクトの数だけノートがあるわけですね。
そのノートの中身は、こんな感じ。
▼例：プロジェクトノート
▼Evernoteリンクも作りましたので、ご参考にどうぞ。
010:引越しの手配
ノートの題名には、３ケタのプロジェクトナンバーと、そのプロジェクトの名前を付けています。
Why・Goal・How
プロジェクト作成の５ステップの内、最初の３つ（Why・Goal・How）に関してはラフに仕上げています。
それぞれの項目を、箇条書きにしたり文章にしたりしています。
▼最初の３ステップ
ラフにやっているとは言え、大切なのは言葉にすること。
頭の中ではいくらでも考えつきます。ですが、言葉にしようとすると、急に書けなくなる時があります。それは、自分の中で整理がついていない証拠。
こうやって明言化しておくことで、自分の頭の整理を行います。また、眼に見えるカタチにしておけば、後から見つめ直したり、軌道修正ができますからね。大切ですよ。
Planにはちょっとしたコツを
本エントリーで一番重要な４つ目のステップ -Plan- は、少し丁寧に説明していきますね。
Planの項目とは、つまりは今後のタスクの進め方を記載する項目です。ですので、そこにはタスクを列挙していく事になります。
タスクの名前は、以下のような感じです。
◆001-01:引越しについてのTipsをEvernoteから掘り出す
最初の３ケタの数字。これは、プロジェクトナンバーです。そして、次の２ケタの数字が、タスクナンバーです。
タスクナンバーを振り分ける大きな理由は、タスクの進行状況を把握するため。
タスクには大きく２種類あります。同時進行可能なタスク（垂直タスク）と、順番に進めていくタスク（水平タスク）です。
これらを明確にするため、こうやってタスクナンバーを振り分けています。
タスクナンバーが２ケタなのも、この垂直タスクと水平タスクを明確にするためにつけています。
２ケタの数字の、最初の数字。01と書いてあったら、0の部分。これが、垂直タスクのナンバーです。
２ケタの数字の、後ろの数字。01と書いてあったら、1の部分。これが、水平タスクのナンバーです。
例えば、以下のようにPlanを立てたとします。
◆010-01:引越し業者を探す
◆010-02:引越し業者に相見積を取る
◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ
この場合、「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」は、同時進行させられます。
しかし、「引越し業者を探す」と「引越し業者に相見積りを取る」は同時進行させられません。順番にしか行えないのです。
これらを明確にするために、タスクにナンバーを振っているのです。
Do(次に取るべき行動)
次に取るべき行動を判断するのはカンタンです。
タスクにナンバーを付けていますので、その下１ケタが小さいものから行動していけばOK。
例えば以下の例であれば…
◆010-01:引越し業者を探す
◆010-02:引越し業者に相見積を取る
◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ
「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」が、次に行うべき行動です。
１つ１つのタスクの処理方法については、また別のパートでご説明していきますので、ここでは割愛いたします。
Done(行った行動)
プロジェクトを進行させていく上で、重要なのが行動の記録。
行動の記録は、Doの後に続けて書いていくようにしています。水平線を引っ張って、その下に行動の記録を書いていく。
こうしていけば、このプロジェクトに関するプランと行動の記録を、同時に見ていくことができます。
▼行動の記録は、ノートの下に書き続けていきます。
参考資料
プロジェクトを進めていく上で、その都度参考にしたい資料なんかもあると思います。
私は、「資料」というノートブックを別に作り、その中に参考資料を放りこんでいきます。
そして、必要な資料のリンクを、プロジェクトノートに貼り付けていく。
こうすれば、いちいち資料を探す手間はいりません。また、資料の整理をする必要もないので便利しています。
▼リンクを作りたいノートで右クリックし、「ノートリンクをコピー」を選択。
▼プロジェクトノートの好きなところに貼りつける。
まとめ
今回のエントリーをまとめたノートを共有しました。以下のリンクから閲覧することができます。
ぜひご参考にしてみてください。
あとがき
放りっぱなしになったり、次にするべき行動の判断ができなかったり。グダグダとダレてしまうんですよね。
ガントチャートを使ったり、Toodledoなどのタスク管理サービスを利用したりもしました。
ですが、現在はこの、テキストを利用したプロジェクト管理に落ち着いています。シンプルで分かりやすいのと、アクセスしやすいって言うのが理由ですね。
Toodledoも利用していますが、ここでプロジェクトを管理はしていません。Toodledoで管理しているのは、次に起こす行動のみなのです。
これについては、また別のエントリーでご説明しますので、お楽しみに。
それでは。
【シリーズ：GTDをもう一度】
◇ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】
◇Inboxの処理をする前に確認しておきたい３つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】
◇アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】
◇タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】
◇５ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】
