タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】

▼前回のエントリー
アクション不要な３つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】 / あなたのスイッチを押すブログ　
前回までの話で、Inboxにある「行動が必要ないもの」の処理は終わりました。
これからは「行動が必要なもの」についてのお話です。
行動が必要だと言っても、その性質は様々です。
今できるものもあれば、特定の条件下でしかできないものもあります。また、他のタスクが終わらないと始められないもの等、その性質は千差万別。
これらをゴチャゴチャにしたままでいると、抜けや漏れの原因になるだけでなく、タスクを実行するタイミングさえ逃してしまう可能性があるのです。
ですので、「行動が必要なもの」を細かく属性分けしていくことが重要です。
そう考えると、Inboxの整理は「タスクの属性分け」だと言えますね。
これからは、この属性分けを１つ１つ順番に行っていくことになります。
まず最初のステップとして、それが１つのアクションで完結するのか、それとも複数のアクションを必要とするのか。それを判断しましょう。

タスクの定義

ここでまず、「タスクとはなんぞや？」と迷ってしまわないように、定義付けしておきましょう。
タスクとは、目に見える物理的な行動です。
例えば、「旧友との飲み会をセッティングする」というのは、タスクとは言えません。”セッティング”というのが曖昧だからです。
これを物理的な行動に落としこむとしたら、「招待メンバーのリストアップ」や「飲み屋の予約」となるでしょう。
何故、物理的な行動である必要があるのか。それは・・・

次にとるべき具体的な行動を決めておかないと、そのことが意識にのぼってくるたびにもやもやした気持ちになり、ますます行動から遠ざかってしまう。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
ということだからです。
また、ここで一つ気をつけなければいけないのが「決断」という性質のもの。これは、タスクには成り得ません。物理的な行動ではないからです。
例えば「明日行うべき行動を決める」とあっても、これをそのままタスクリストに入れてはいけません。物理的な行動としては「明日行うべき行動を手帳に書き出す」となるわけです。
行動を設定しないことには、タスクは前に進まない。これが、とても大切です。

複数のアクションが必要か？

それではここから、「１つのアクションで完結するもの」か「複数のアクションが必要か」を判断し、分けていきましょう。
「１つのアクションで完結するもの」は、読んで字の如くです。
例えば「Aくんに電話する」とか「ツメを切る」など。それ１つで完結するものですね。
逆に複数のアクションが必要なものは何か。これは先程の「旧友との飲み会をセッティングする」というようなものです。
セッティングするには、いくつかのプロセスが必要になるはずです。メンバーを選定し、メンバーに連絡し、スケジュールをフィックスし…。
つまり、これが「プロジェクト」になるわけです。プロジェクトとは、つまりタスクの集合体。
ゴールが「旧友との飲み会を開催する」ことになり、それを達成するための物理的な行動を列挙すれば、それがプロジェクトにおけるタスクリストになるわけですね。

単体アクションもプロジェクトの一部かもしれない

１つのアクションで完結するもの。それも掘り下げて考えると、プロジェクトの一部かもしれない。これも、見逃せない視点です。
先ほど「Aくんに電話する」というタスクを例に出しました。例えばこの要件が、ただの雑談であれば構いません。
ですが、例えばこれが「今度の飲み会の幹事をお願いする」のが要件だとします。
するとこのアクションが、実は「飲み会を開催する」というプロジェクトの一部であることが分かります。
こういうコトが、割と日常にありえます。そう考えると、自分が抱えているプロジェクトが意外と多いことに驚くかもしれません。
ですが、タスクとは何かの目的を達成するためのアクションであることが多い。ですから、プロジェクトの数が多いのは必然とも言えますね。

プロジェクトの粒度を考える

もう１つ、プロジェクトかどうかを判断するに当たって考えるべき視点があります。それが、プロジェクトの粒度です。
１つのアクションで完結するものであっても、それを細かくしようと思えばどこまで細かくできてしまいます。
例えば「Aくんに電話する」というのも、細かくすれば「電話帳からAくんの電話番号を調べる」「受話器を手に取り、番号をプッシュする」など、いくらでもできます。
ただ、これをやることが非常に非効率であることは、感覚で分かると思います。
では、どこまでがプロジェクトで、どこまでが単体タスクなのか。いよいよ分からなくなってきました。
そこで、自分の中の明確なものさしを持っておくといいでしょう。
例えば、そのタスクにかかる時間で判断してもいいかもしれません。「４５分以上かかるタスクは、細かく分ける」とか。
このものさしは、自分で見つけることが大切です。参考としては、タスク管理の鬼であるjMatsuzaki氏のエントリーが役に立つかと思います。

タスク完遂の秘訣！３つの視点でタスクを細分化しよう！！ | 旧jMatsuzaki

タスクはToodledo、プロジェクトはEvernote。

タスクとプロジェクトの判断・区別ができたら、それぞれ適切な受け皿を用意しましょう。
私の場合、タスクは全てToodledo、プロジェクトはEvernoteで管理するようにしています。
ですので、タスクはそのままToodledoに追加し、プロジェクトはEvernoteにノートブックに放り込みます。
ただ、先程も言ったとおりプロジェクトはタスクの集合体です。ですので、プロジェクトにおける行動も、最終的にはToodledoに入り込んでくることになりますね。

ToodledoとEvernoteでの管理方法については、「プロジェクトの進め方」についてエントリーを今後書きますので、そこでお話しします。
今回は、タスクとプロジェクトを判断・区別し、それを適切な受け皿に放り込むところまでやりましょう。

あとがき