自宅でのテレワークが進む中、オンラインでのミーティングの機会も増えてきた。
ただどうやら「家にいるんだから、いつでもミーティングできるっしょ」と軽く考えている人も少なくないようである。それは由々しき事態だ。
家で仕事をしているからといって、いつでも柔軟に対応できるわけではない。自分だけでなく、家族と予定を共有しているため、実は普段のオフィスでの仕事よりも融通が効きづらいとさえ言える。
そこで今回は、自粛期間中のオンラインミーティングを設定するにあたって、配慮すべき点をまとめた。どれも〈当たり前〉のことだが、いま一度初心を振り返りたい。
急なミーティングには対応できない
自宅にいるからといって、いつでもフリーなわけではない。特に家族がいる家庭でスケジュールは重要だ。
お昼ご飯や夕食、買い出しのタイミングなど、家の予定はミーティングの時間に合わせてくれている。
「これから1時間ミーティングやります」と急にいわれても、突然の招集には対応できないのだ。
打ち合わせの予定は、少なくとも前日までには話をつけておくのがベター。もし止む終えない場合でも、キチンと相手の予定を伺うようにしたい。
開始時間には遅れない
17時にミーティングを開始するなら、16時55分にはルームに入っておこう。
ホストが1分でも遅れてはいけない。直接会うことができないオンラインミーティングでは、すこしの遅れが相手を不安にさせる。
「あれ？アクセスするURL間違えたかな」「今日ってリスケになったんだっけ」
直接会えないオンラインでの繋がりは、そういった細かい約束を守ることで信頼関係を築いていく。
「1〜2分ぐらいなら大丈夫でしょ。どうせみんな自宅なんだし」といった甘えは良くないので、気をつけよう。
事前の準備を忘れずに
時間になったら始められるように、アジェンダと使用するツール、アクセスするURLは忘れずに周知しておこう。
特に使用するオンライン会議サービスはキチンと連絡しよう。相手によってはアプリのインストールが必要だったりするので、早めに連絡をしておいてあげると良い。
終了時間まで予定しておく
〈なんとなく〉といった理由で、ミーティングの時間を1時間に設定していないだろうか。
「1時間を予定していたのに、結局、1時間半もかかった」というのは論外だが、「30分で終わってしまった」というのも良くはない。
参加者はみんな、自分だけでなく、家庭・家族のスケジュールの中で動いている。ミーティングの時間はなるべく正確に見積もるようにしよう。
目的とゴールを設定する
オンライン会議が主流になってから、〈なんとなく集まる〉といったミーティングが増えたと耳にした。これは良くない。
〈だらだらと雑談をする〉という目的のミーティングだったら良い。実際私の会社では、毎朝「おはようミーティング」と称して、10〜15分程度の雑談コミュニケーションの時間をつくっている。
しかし目的やゴールがなく、なんとなく集まるミーティングはNGだ。
なんどもいうが、みんな貴重な時間を割いてミーティングに参加している。これはオフィスでの仕事のときと変わらない。
あとがき
「自粛期間中のテレワークだから」という言い訳は通用しない。
〈仕事をしている〉という状況は変わらないのだから、ミーティングに臨む姿勢も、いままでどおりが基本。キチンと緊張感をもって仕事をしよう。
最後に、テレワークを成功させるためのコツも別途まとめているので、合わせて参考にしてみて欲しい。
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