以前はプレゼンテーションについて、内容と構成をどうやって作るかと、緊張しないためのコツについてお話ししました。
しかしプレゼンテーションは、スライドを作って「はいっ終了！」ではありません。考え方によっては、むしろ始まりなのかもしれませんね。
じゃあ具体的に、スライドを作ってから講演までの間にやるべきこととは何でしょうか。
何はともあれリハーサル
まず、必ず行うべきは "リハーサル" です。練習も大事だとは思いますが、リハーサルは必ず行いましょう。
リハーサルとは擬似本番です。つまり、ほぼ本番に近い形で行う必要があります。リスナーを集めることはできませんが、そこにいるかの如く振る舞う必要はあるでしょう。
リハーサルで行うべきことは、大きく３つ。
１．通し
１つ目が、通し。擬似本番というからには、パソコンを用意し、それをプロジェクターに繋げ、スクリーンに投影する。必要があればリモートコントローラーなどの設定もやります。
プロジェクターが用意できない方が一般的かもしれませんが、それでもちゃんとパソコンを準備する所から始めましょう。
２．声を出しての実演
２つ目は、声を出しての実演です。声を出し、身振り手振りを加えて、部屋の中を歩き回りながら話しましょう。
多少の恥ずかしさはありますが、それも慣れ。徐々に気にならなくなりますので、ちゃんと声を張りましょう。
欲を言えば、鏡の前で行うといいですね。自分がどんな表情をしていて、どんな態度でいるのか。事前に客観視しておけると、本番のクオリティがグッと上がります。
３．時間の計測
３つ目が、時間の計測。パソコンの設定をし始めてから、スライドを閉じて挨拶をするまでの時間を、実際に測っておきましょう。
練習のように "ただただ内容を話すだけ" の場合とは全く違って、予定より時間が前後することがあるでしょう。テンションの上下や緊張で全然違いますからね。
それを事前に知っておけば、本番のときも冷静に対処できます。
逆にコレをやっておかないと「あぁ！メッチャ時間が余ってしまって困った！」となるわけです。最悪の場合、「全然時間が足りないから、内容をちょっと削っちゃえ」という安易な判断をしてしまい、プレゼン自体のクオリティを下げる原因となってしまうでしょう。
データのリスクヘッジ
リハーサルの次にやるべきことは、データのリスクヘッジです。
当日、何らかの原因で、当初予定していたデータが使えなくなることは考えられます。単純に「USBを忘れた」とか「パソコンにデータを入れたままだった」とか、往々にしてありえます。
特に、自分のパソコンではなく、他人のパソコンを使ってプレゼンを行う場合は要注意。事故やケアレスミス、互いの認識のズレ、コミュニケーション不足などが原因で、自分が想像した通りにならないことがあります。
そこで、スライドのデータは色んな形でリスクヘッジしておきましょう。例えば…
◆PDFにしておく
これは、スライドのレイアウトがデバイスによって崩れてしまう危険性を回避するためです。
◆Dropboxなどのオンラインストレージに保存しておく
他人のパソコンを使用していても、ウェブから最新データをダウンロードできます。
◆メールの下書きに保存しておく
これも考え方はオンラインストレージと同じです。Gmailなどを使って、データを添付したメールを下書きに保存してけば、いざというとき利用できます。
◆関係者全員にメールで配信しておく
こうすれば、関係者の誰か一人でもメールを開ければ、そこからデータを引き出せます。
◆USBにコピーを入れて持ち歩く
なんだかんだ言っても、やはり物理的に持ち歩いておくのが安心だったりします。
こんな感じで、各種リスクヘッジは怠らないようにしましょう。当日は何が起こるかわからないものですから。
環境設定の確認
初めてのことと言うのは、必ず失敗します。
例えば、MacのKeynoteでプレゼンをするのが初めてな人は必ず、「発表者ディスプレイとスクリーンを別にする方法」が分からず、本番前にバタバタするのです。私もそうでした。
ですから、そういう環境設定系は事前に試しておきましょう。頭の中の知識だけではなく、必ず一度はアクションを起こしましょう。じゃないと「こんなはずじゃなかった…」と後悔することになります。
他にも、アクセサリーなどのアイテム類の確認もシッカリしておきましょう。
例えば「プロジェクターに繋ぐコードは誰が持ってくることになっているのか」とか。そういう役割分担も事前に要確認。当日になって「アレはお前が持ってくるんじゃなかったの？！」なんて、本当に笑えないです。
トラブルシューティング
事前の準備をいかに完璧にしたとしても、当日のトラブルはつきものです。
そんな時は、決して焦ってはいけません。最悪なのは、リスナーの方々にトラブっていることを悟られることです。
リスナーの方々は、講演者の方々に期待を寄せています。加えて、どんなセミナーになるのか不安も抱えているわけです。そんなところで、トラブルで慌てふためく主催者の姿をみたら、期待も失せるし不安も積もるばかり。
今できる対処法は何か？諦めなければいけないものは？このあたりの判断力と、踏ん切りの良さ（覚悟）がとても重要だと感じています。
あとは、考えられるトラブルを事前に想像しておくってのが大切ですね。本番の流れを、始まりから終わりまで頭でイメージします。
すると、考えられるトラブルやリスクが見えてくるものです。であれば、事前に対処法をメモっておいたりできる。イメージってとても大切です。
あとがき：トラブルと上手く付き合う
何度も言いますが、トラブルってのは付き物なんです。絶対なんて絶対ないんですよ。
そんな時でも冷静に対処して、腹を括るところは覚悟を決める。これがとても大切です。
後は、できることは何でもやりましょう。そういう細やかな準備をすることが、プレゼン本番で緊張しない最も効果的なの対処法なのかもしれません。
