５ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】

▼前回のエントリー
タスク管理のコツは、タスクとプロジェクトを適切に判断・区別すること。【GTDをもう一度 Vol.4】

前回は、Inbox内の「アクションが必要なもの」を分類するために、アクションの数で分けるお話しをしました。

そこでお話ししたのは、「プロジェクトは、タスクの集合体」ということでしたね。

つまり、２つ以上のアクションが必要であれば、それは「プロジェクト」となるわけです。そうすると、プロジェクトというのは、実は意外と多いものです。

そこで今回は、どうやってプロジェクトを作ればいいのか。それについてお話しします。

綿密なプランニングさえあれば、頭にある「気になること」を追い出すことができ、毎日を安心した気持ちで過ごすことができます。

そのためにもまず、正しいプロジェクトの作り方、プランニングの仕方を知ることが重要です。

プロジェクトをプランニングする意味

プロジェクトそのものは、実行することはできません。

実行できるのは、プロジェクトを達成するために必要な、具体的な行動の１つ１つ。つまり、タスクです。

このタスクを１つ１つクリアしていくからこそ、プロジェクトが進んでいる実感を得られるのです。

そして、すべてのタスクをクリアした時に、求めていた結果を得ることができる。行動の積み重ねによって、目的を達成できるわけです。

踏むべきステップが目に見える。逆に言えば、そのステップを踏めば、求める結果を得ることができる。

これが、日々の安心感を生むためには不可欠なんです。

プランニングしなければ、ストレスは溜まるばかり

例えば、「Aさんとディナーの約束したなぁ」という内容が、Inboxにあるとしましょう。

Aさんとのディナーを達成するためには、複数のアクションが必要です。つまり、プロジェクトですね。

このプロジェクトのプランニングをしないでいると、頭の中にはとめどなく不安が流れこんできます。

「お店どこにしよう。ってか、Aさんに都合のいい場所ってどこだろう。いや、そもそも日取りを先に決めなくちゃダメか…いやいや…」

結局、こんなことが頭を駆け巡ってしまい、日々の生活の中で常に気にしてなければいけなくなります。

頭の中に何かが残りつづけるのは、求める結果と次にとるべき行動が明確になっていないか、それらのリマインダーが定期的にレビューできるシステムに置かれていないことが原因である。

via: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

何を、どういう順序で行えば、目的を達成できるのか。その道筋を立てていないと、闇雲に暗闇を歩き続けることになります。

逆に、進むべき方向と、踏むべき道筋を立ててしまえば、あとは足を動かすだけ。機械的に身体を動かせばいいだけなのです。

だからこそ、プロジェクトのプランニングは大切なんですね。

では、プロジェクトをプランニングするには、どういうステップを踏めばいいのか。それには５つのステップが必要です。

今回は、Aさんとのディナーを実現するまでの過程を例にとってみます。

１．目的と価値観を見極める

そもそも、何故Aさんとのディナーをやるのか。これがまず最初にあるべきです。

約束をしたから？いや、それならきっと「約束を守りたいから」が理由になります。他にも「Aさんと会話をする場を作りたいから」かもしれません。

そもそも何故このプロジェクトが、自分にとって必要なのか。その目的と、自分の価値観を見つめ直します。

このステップが何故重要なのか。それは、今後すべてのステップは、このステップに向けて発進されるからです。

目的が違えば方法が違う。価値観が違えば結果が違う。

自分が得たい結果があるのなら、最初に目的と価値観を明確にしましょう。そうでないと、最後の最後になって「こんなはずじゃなかった…」と落胆する原因となります。

２．結果をイメージする

自分が得たい結果を、頭の中で創造します。

「Aさんが和やかに笑っている様子が浮かぶ。私と２人で、時間は夜かな。店の雰囲気は、静かで清潔感のある場所だなぁ。…」

こんな感じで、自分が得たい結果のイメージを思い浮かべるようにします。

得たい結果を具体的に思い浮かべるほど、次のステップで出てくるアイデア・懸念事項・リスクなどが想定しやすくなります。

ですので、自分は最終的にどんな状態になっていたいのか。それを頭の中で形作り、明確化しておくことが大切です。

３．ブレインストーミングをする

得たい結果が想像できると、その結果に向かって、脳は勝手に別の想像を始めます。

「Aさんの都合は、いつなら大丈夫だろう」「お店の定休日や時間は？」「エリアはどこらへんにしよう」「待合せはどこにしよう」「そういえばAさんって、タバコ吸ったっけ？」「あれ、誕生日近かったような…」

あなたの脳は、望んでいることと現在の状況の間にギャップがあることを認識し、そのギャップを埋めるための手段を自動的に模索しはじめる。

via: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

ただし、この時の想像はかなり自由奔放。あっちにいったり、こっちにいったり。かなりワガママに働き続けます。

ですが、ここでの想像に制限をかけてはいけません。思い浮かぶままに想像し、それを文字に残しておきましょう。

整理は、このあとじっくりするので大丈夫。まずは、可能性をガンガン出すことが大切です。

４．思考を整理する

ブレインストーミングで出てきた数々のアイデア。これを整理することが、プロジェクトのプランニングのスタートです。

例えば、こんな感じ。

1-1: 日付と時間を３つピックアップする
1-2: Aさんに候補日を連絡し、アポイントを確定させる
1-3: Aさんに待合せ場所と時間を連絡する
2-1: エリアの決定
2-2: レストランのリストアップ
2-3: レストランの予約

かなりアバウトですが、こんな感じになりますかね。

どんな順序で行動を起こせば、ゴールに到達できるのか。それを組み立てていきましょう。

あるタスクが終わらないと実行できないタスクもあるでしょう。逆に、同時に進行できるタスクもあるでしょう。

これらを上手くまとめて順序よくステップを決めていき、ゴールへの道筋を決めておく。

これができれば、あとは実行するだけです。

だって、その道を踏めばゴールへ向かえると、今ココで決定したのですから。あとは何の心配もせず歩くだけ。それだけで、ゴールに到達できると今決めたのです。

５．次にとるべき行動を判断する

プランニングが道筋なら、行動は足を踏み出すことです。実際に行動にしていきましょう。

まずできることは、ディナーをする日付と時間を３つリストアップすることと、エリアの決定ですね。

それが終わったら、アクションの結果の記録もお忘れなく。

まとめ

＜プロジェクトのプランニングにおける５つのステップ＞

１．Why
目的と価値観を見極める。

２．Goal
結果をイメージする。

３．How
ブレインストーミングをする。

４．Plan
思考を整理する。

５．Do
次にとるべき行動を判断する。

あとがき