Webディレクターの仕事

ズボラな私のタスク管理は「メモ帳 × バレットジャーナル」でお手軽運用

今まで紆余曲折してきたタスク管理ツール。直近ではTodoistを使って、カンバン方式で管理をしていた。

しかし、どう頑張っても「タスク管理ツール(Todoist)を開く」というアクションが、習慣化されなかった。

一番の問題点は、新しいアイデアやタスクが発生しても、それをその場でタスクとして登録できなかったことだ。習慣化されていなかったので、どうしても後回しになってしまっていた。

そこで、

  • ササッと開けて、パパっと編集できる。
  • iPhoneやMacなどで共通して使える。デバイスよる制限がない。
  • Macでの作業中は常時アプリを起動しておけるぐらい軽い。
  • 自分がいま抱えているタスクの全体ボリュームがパッとわかる(詳細はNotionとかで補完できるので重要じゃない)

このような条件に合うツールを探した結果、「じゃあもうテキストで管理したら良いんじゃないか」という考えに至ったのであった。

Macの「メモ.app」によるタスク管理方法

texteditor-task-management_1

Macに初期からインストールされている「メモ.app」。何の変哲もない、リッチテキストに対応したただのメモ帳アプリだ。これをタスク管理ツールとして活用している。

その手法も至極単純。特別なことは何もなく、基本の型はシンプルに、ただただ自分がやるべきことを箇条書きに列挙するだけだ。

ただ、単純に箇条書しただけだと、タスクの種類や種別がわかりにくいし、タスク管理ができないアホな男の末路だと思われるのも嫌なので、多少の工夫は施してある。

管理の方法については後で話すので、もう少し「テキストによるタスク管理のメリット」について話そう。

メリットは何よりも「ツールを使うことへのハードルを限界まで下げることができる」という点につきる。

前提として、タスク管理ツールは面倒くさい。これはおおむね共感してもらえるのではないかと期待している。

タスクを一つ追加したいだけなのに、カテゴリやタグや期日など、設定しなくちゃいけない項目が多いのが問題だ。コメントを入れたり、編集したりするのも、いちいち詳細画面をいじらなくてはならない。

「あっ、面倒だな」って思ったら、そこで終わりだ。後回しになって、忘れて、タスク管理本来の役割を損ねてしまう。

その点テキスト管理は良い。

ただテキストを入力するだけで事が足りる。キーボードを叩くだけど、次々とタスクを追加できる。

込み入った話は外部ツールと連携すれば良いし、完了したタスクはまとめて消せばいい。移動するのだって、カットしてペーストすれば完了だ。

必要な情報も一画面にまとまっているので、スクロールするだけで情報がすべて得られる。細かい操作する必要がない。

たしかに「期日になったら通知が来る」とか、そういう機能はない。しかし、そういう足りない機能は、他のツールと連携することで、いくらでも補完できる。

私のような、ズボラな面倒くさがり屋は、これぐらい単純明快なもののほうが、身の丈にあっている。

「メモ.app」でタスク管理を運用する方法

それでは具体的な運用方法をご紹介しよう。

基本的には、タスクを箇条書きにするだけだ。「仕事」と「家庭」を区別はしておきたいので、 。

texteditor-task-management_2

タスクの頭には記号を付けている。これは「バレットジャーナル」と呼ばれるタスク管理手法を少し取り入れていて、タスクの種別や状況を見た目で判断できるようにしている。

texteditor-task-management_3

接頭記号の役割は以下の通りだ。タスクを追加したり、完了したり、状況が更新されたら、この記号も付け替える。

タスク|×完了したタスク|移行したタスク|スケジュールに入れたタスク|イベント|優先事項|ひらめいたこと|依頼中のタスク

タスクの棚卸しを一日一回行う

一日の最後に、【完了:×】となったタスクを一括してカット。それを別のメモに貼り付ける。

texteditor-task-management_4

こうすることで、今日実行したタスクの記録を残しておける。過去に実施したタスクのアーカイブを残すのだ。

タスクの詳細や進捗は Notion にまとめる

タスクに状況の変化や進捗があったら、そのタスクの下の行に、簡単なコメントを残す。ちょっとしたメモレベルであれば、ここに直接書き込んでしまって良い。

もし込み入った話になった場合は、Notion に進捗管理用ノートを作り、そこへのリンクを挿入する。

texteditor-task-management_5

Notion であれば、タスクがどんなに複雑になっても、柔軟に対応できる。支給された資料や、送られてきたメールなど、なんでもかんでもをまとめて保存しておける。

iPhoneはウィジェットを設置して即起動できる状態に

「メモ.app」は、iPhone・iPad・Macでシームレスに連携できる。ユーザーが意識せずとも、勝手に同期してくれて、どのデバイスでも常に同じメモを操作できる。

iPhoneでは、ウィジェット機能を活用する。ホーム画面に置いておくことで、確認や編集をすぐに行えるようにしているのだ。

texteditor-task-management_6

タスク管理ツールだと、スマホアプリになった途端に、使う気が失せてしまう。
必要な操作手順が増えてしまい、そこに面倒さを感じてしまうので、iPhoneのタスク管理アプリには全く寄り付かなくなってしまった過去がある。

しかしメモ帳なら、ただ文字を打つだけで完結する。複雑な操作は一切不要なので、スマホでも十分に使いこなせる。ここが気に入っているポイントでもある。

自分の使いやすいようにカスタマイズしよう

正直、この話をするのは勇気が必要だった。

曲がりなりにもITツールを使いこなしていると公言としている身で、タスクの管理が超アナログなテキスト箇条書きだなんて、格好がつかない話である。

しかしどれだけ背伸びをしようとも、自分の正直な本心には逆らえなかった。結局、テキストで箇条書きが一番楽で、自分にとっては使いやすいのだ。

関連キーワードからさらに見る

\ この情報をシェアしよう! /

  • この記事を書いた人

ばんか

Webディレクターとしてサラリーマンをやりつつ、個人でブログや執筆活動をするパラレルキャリアを実施中。 ITツールを日常で活かす方法を広く伝え歩くことをミッションとした「ITツールエバンジェリスト」です。AllAboutやYahooクリエイターズプログラムでも活動中。

-Webディレクターの仕事
-, ,

© 2021 あなたのスイッチを押すブログ