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Notionによる実戦向きカンバン形式タスク管理手法をご紹介します

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Notionでできることは千差万別!ノートやデータベースとしての活用はもちろん、タスク管理の分野でも威力を発揮する。

今回はNotionを利用したタスク管理手法について、私が実践している方法をご紹介しよう。カンバン形式をベースにしつつ、カンバン形式の弱点をうまく補った方法だ。

カンバン形式を基本設計とする

Notionでのタスク管理は、Trelloのような〈カンバン形式〉での管理をベースにしている。

チェックボックスを並べるようなリスト形式もあるが、あれは好かない。全体を見渡せなくて、いま抱えているタスクのボリュームを把握しづらいのだ。

カンバン形式は、タスクをカードに見立てて、それをボードに貼り付けるような形で管理する。

〈タスクの期限が把握しづらい〉というのは否めないが、それも工夫次第で解決できる。それよりも〈タスクの状態〉や〈自分が抱えているボリューム〉を一望できるのが嬉しい。

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カンバン形式のノートを作りたいときは、新規ノートを作って、「DATABASE」から「Board」を選択すればOKだ。

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作ったタスクボードは、いつでもアクセスできるように「FAVORITES」に配置している。

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「ラベル」「ステータス」「カレンダー」でビューを変える

タスクにはそれぞれ「担当者」「添付ファイル」「期日」「ラベル」「ステータス」「優先順位」のほか、「コメント」や「ノート」も追記できる。

その中でも、タスクを管理するために「ラベル」「ステータス」「期日」の設定が重要だ。

それぞれ以下のような役割をもたせて、いろんな角度からタスクを見渡せるようにしている。自分の抱えているタスクの量や、着手すべきタスクを見極めるのに役立つ。

ラベル 所属・案件・クライアント 家庭・プライベート・ブログ・クライアント名A・クライアント名B……etc
ステータス タスクの状態 やること・作業中・待機中・完了・いつか・アーカイブ・特定の日
期日 実行する日が決まっている場合に設定 スタート日・完了日 を設定

作ったタスクは「フィルター」や「ソート」を使って、いろんな切り口から見渡せるようになる。設定内容は「ビュー」に保存することができて、いつでも呼び出すことが可能だ。

ビューを追加したいときは、ノートのタイトルの下にある「Status」から「Add a view」を押下する。

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以下は、私が設定しているビューについての解説をしよう。

「ステータス」でタスクの状態を管理

「ステータス」がカンバン形式におけるタスク管理の基本的なビューになる。ここが出発点であり、だいたいはこのビューを見て、自分が今やるべきことを確認するのだ。

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ステータスとは、いわばタスクの状態を示すもの。「このタスクって今どういう状態だったっけ?」がわかれば、次に取りかかるべきものを判断できる。

タスクの状態は以下のように振り分けている。このあたりは自分の使いやすいように自由に設計してみてほしい。

Todo 自分が抱えているタスク。
Doing これから実行すべきもの。着手しているタスク。
Waiting 待機中。人に依頼していて回答待ちのものなど。
Done 完了したタスクを溜めておく場所。
Archives Doneになったタスクが、一定期間経過したら「Archives」に移動して、見えなくする。
Schedule 特定の日にやるべきタスク。常に見えておく必要がないもの。

タスクは概ね「Todo → Doing → Done → Archives」という流れになる。

場合によって「Doing → Waiting → Done」などとなるが、いずれにしても左から右にタスクのカードを進めていく形だ。

「ラベル」でタスクの所属を管理

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「ステータス」だけの管理だと、いくつか問題もある。そのうちのひとつは「案件単位での進捗が置いづらい」という点だ。

たとえば「サイトリニューアル」という案件があったとき、その案件のすすみ具合を測ることが、カンバン形式だと難しい。

カンバン形式は、自分の持つタスクの全体像を把握するには適するが、タスク同士のつながりをには弱い。

そのつながりを強めるために「ラベル」を設定する。

新規ビューを作成し、グループに「ラベル」を設定。フィルターには「ステータスが〈Archives〉なタスクを除外」を設定する。

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こうすると、ラベルごとにタスクを並べ替えることができ、プロジェクトやクライアント単位でタスクを見渡せるようになる。

「カレンダー」でタスクの期限を管理

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だいたいは「ステータス」と「ラベル」でタスクを見渡すことができるが、一部のタスクが管理しきれない。

「○月○日にやるべきタスク」を見つけることが難しいのだ。

そのために「期日」を設定したタスクを確認できるビューが必要になる。それが「カレンダービュー」だ。

新規でビューを作成し、テンプレート形式で「Calendar」を選択する。これだけでOKだ。

するとカレンダーの日付から「やるべきタスク」を引き抜くことができるようになる。

Notionでのタスク管理が強力な理由

Notionにおけるタスク管理の大きなメリットは、タスクに紐付けられる情報に制限がないところだ。

タスクを遂行するのに必要なファイルを予め添付しておけば、「資料を探すところから始める」といった無駄な時間を使うこともない。

コメントやメモを残せば、タスクの進捗を管理することもできる。他のノートへのリンクを繋げば、親課題・子課題の関係をつくることもできる。

アイデア次第で自由に管理できるのがNotionの強み。私の使い方をベースにしながら、自分なりのカスタマイズを楽しんでみてほしい。

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