はじめに
仕事でメールを使うことがほとんどなくなり、Slackをはじめとしたチャットツールがメインになってきました。
メールでのやり方に固執してしまうと、なかなかチャット文化に馴染めなかったり、コミュニケーションがうまくとれなかったりします。
たとえば、絵文字やスタンプに抵抗を感じる人もいるかもしれません。ですがこれはもう文化みたいなものですから、頭でっかちに拒絶していると、円滑にコミュニケーションが取れなくなってしまうかもしれません。
そこで今回は、チャットツールでのコミュニケーションで私が気をつけているポイントについてまとめてみました。主にSlackを例にお話ししていきますね。
チャットツールで大切なこと
チャットツールによるテキストコミュニケーションは、メールでおこなっていたそれとは異なる前提・文化がある！という事実をきちんと理解するまでに、時間がかかってしまいました。
「絵文字やビックリマークは不適切」
「笑やｗなんて表現も、ビジネスで使うべきではない」
「語尾は。で終わらせるのが普通」
「挨拶文を付けるのがマナー」
こんなような、今までのメールでのやりとりで “当然” だったことが、チャットだと “非常識” になる場合もあります。
なので、頭でっかちになって、いままでの自分のスタイルを貫こうとすると、失敗してしまうかもしれません。変化には、柔軟に対応しなければ。
「円滑なコミュニケーションを取る」という点において、チャットツールは非常に有効です。堅苦しい「文書」ではなく、より話し言葉に近い形でコミュニケーションが取れるので、上手に使えば相手との距離も近づきやすくなります。
チャットによるテキストコミュニケーションで気をつけていること
定型文みたいなものは不要
メール文化にありがちな「おつかれさまです」「よろしくお願いします」という定型文は不要。
会話に近い感覚なので、前置きはなしで、本題から入ってOK。
ただ「絶対に使わない」ということではなく、文脈の中で必要なら使う。「◯◯の件、引き続きよろしくお願いします！」といった表現は全然ありえる。
絵文字・スタンプの使用をためらわない
「ビジネスの場で絵文字なんか…」と敬遠しない。目的は円滑なコミュニケーションなので、そのための手段だとすれば、キチンと利用すべきである。
絵文字・スタンプは、堅苦しくなく、ちょっと柔らかい表現をするのに最適。「ちょっと無理って申し訳ないです！」みないなニュアンスが表現しやすい。
しかしTPOはわきまえて。「ごめんね」で済まない場では使わない。
リアクションを大事にする
だれだって、自分の発言には不安を抱えている。
ちゃんと届いているか、意図は通じているか。あるいはこの発言が浮いてしまっていないか、場の空気を悪くしてはいないか…。
そんな不安を払拭して、相手に安心感を与えるために、リアクションが大切だ。
「読みましたよ！」「おもしろいっすね！」「参考になりました」などなど、反応することを意識する。
スタンプを押すだけでもOK。ただ、スタンプは相手に通知が届かないので、リアクションに気づかず、不安にさせるかもしれない。
なので大切な要件のときは、メンションを入れてコメントすることが多い。
すぐにアクションができないときもあるだろう。しかしそんなときも、無視はよくない。「今日はバタバタしているので、明日また対応します！」といったレスを大切にしたい。
気持ちに素直に伝える
Slackでは、なにも業務に関わることばかりが飛び交っているわけではない。
リモート業務が主体になっている今は、むしろ、雑談を積極的に行う文化が根づいている。とてもたのしい。
そんなときは、キチンと自分の気持ちを伝えるように心がけている。
「その記事読みました！めっちゃ面白かったです！」
「なるほど…」
「たしかに！」
「なやましいですね…」 などなど。
顔を合わせての会話でも、要件ばかりを話すわけではないだろう。感嘆や相づちといった反応があるから、会話は盛り上がるし、双方がたのしくなれる。
そういう空気づくりを、チャット内でも大事にしたい。話している人に、気持ちよくなってほしいのだ。
空気が良くなるような表現を心がける
テキストコミュニケーションは、ちょっとした表現の違いや受け取り方のすれ違いで、カドが立ったり、相手に嫌な思いをさせることがある。
先輩から「ありがとう。」と言われたら、なんだかちょっと冷たい感じがある。「与えられた指示に100%応えられなかったかな…」といった不安がよぎるかも。
「ありがとう！」って書いてくれたら、こっちもうれしい。ちゃんと喜んでもらえたって実感がもてる。
「ありがとう！たすかったよ！」なんて、言葉を加えるのもいい。ちょっと砕けた表現がよければ、スタンプや絵文字を添えるのも良い。
自分の言葉が冷たく受け取られないだろうか。そんなことは、いつも気にしている。
話し言葉と要件は書きわける
ビジネス的な要件をまとめるときは、いままで話したような表現だと、逆効果になってしまう。見にくいし、回りくどいし、何が言いたいのかハッキリしない。
なので、仕事の表現と話し言葉は、明確にわけるように心がけている。
「以下の内容でご確認いただけますか？」というような形で、要件は簡潔にわかりやすく、箇条書きで記載する。
あとがき
一番抵抗があったのは、絵文字やスタンプを織り交ぜることでしたね。特にクライアントを相手にしたとき、どこまでだったら失礼にならないか、判断がむずかしく、かなり慎重になりました。
ですが、こちらが積極的に使用すれば、クライアントさんも理解して使ってくれます。そうすればコミュニケーションが取りやすくなりますので、ぜひこちらから積極的に使っていきましょう！
もしカドが立ちそうだったら、あらかじめ声をかけるといいかもしれませんね。
