メールの管理には、必要以上の時間をかけるべきではありません。特に、フォルダやラベルの仕分けで時間をかけるべきではないのです。
メールを確認するタイミングは２つ。
１つは、新しい情報を仕入れるとき。これは、新着メールの確認ですね。
もう１つは、過去の情報を拾い上げるとき。これを効率良くするために、フォルダやラベルを付けて管理するかと思います。
ですが、過去のメールを探す時間なんて、たかが知れています。ことGmailの場合は、検索機能が充実しているために、大抵のメールは検索をかければ見つけられます。
「過去のメールを探す時間」＜「仕分けする時間」となってしまっては意味がありません。
ですので、仕分けには時間をかけない。楽な方法を取る。
今回は、私がやっているGmailの仕分けをご紹介します。
基本コンセプトは届いたメールにラベルを貼るだけ
さて、Gmailにはフォルダ機能の代わりに、ラベルを貼る機能があります。
フォルダは箱なのに対して、ラベルは付箋。つまり、１つのメールに対して複数のラベルが貼れるのが特徴です。
私の仕分けの方法は、届いたメールにラベルを貼る。これだけの作業となっています。
つまり「新着メールを確認して、ラベルがなければ仕分けが済んでいないサイン。そのアドレスから届くメールに対してラベルを設定する」というわけです。
具体的な作業手順
１．新着メールのラベルの有無を確認する
▼新着メールを見て、ラベルが貼られていなかったらまだ仕分けされていないサイン。ラベルを貼りましょう。
２．メールの自動振り分け設定をする
▼「メールの自動振り分け設定」を選択。このアドレスから届くメールにフィルタをかける設定をします。
▼面倒な作業はイヤなので、「From:」でしか条件付けはしません。
３．ラベルを付ける
▼既に作成しているラベルを利用するか、新規でラベルを作成する。
４．その他に必要な設定があれば行う
▼最後に、その他に必要な設定があれば行います。例えば、「このアドレスから来るメールは受信箱をスキップ」など。
こんな感じで、ポンポンとラベルを貼っつけていきます。
肝なのは、気づいた時にやること。Gmailを見ていて「あっ！これまだラベル貼れてないや」と思ったら、今回の手順を行う。
あまり凝ったやり方をしていると、仕分け作業が目的になってしまい、肝心の「必要なときに必要なメールを取り出す」という目的が見失われてしまいます。
ちなみに私のラベルは、こんな感じで管理しています。ご参考までに。
あとがき
そのためには「短縮できる時間」を多くするか、「設定にかける時間」を短くするか。２つのアプローチしかありません。
今回の件は、「設定にかける時間」を短くするアプローチでした。
方法が目的になってしまうと、設定に凝ってしまいがち。設定にばかり時間をかけないように、気をつけたいですね。・・・自分に言い聞かせておりますが。
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