ウェブディレクターが社内コミュニケーションの質を上げるための４箇条

仕事の質はコミュニケーションによって大きく左右されます。

コミュニケーションが上手くいかないだけで、多くの時間がかかってしまったり、成果物のクオリティが著しく低下するなんてことは、決して珍しいことではないのです。

なので私自身、社内でのコミュニケーションには気を配っています。

お世辞にも上手とは言えない私のコミュニケーションスキルですが、それでも私がウェブディレクターという職を続けていられるのには、ある恩師に言われた「コミュニケーションの４箇条」に気を配っているからでしょう。

今日はそんな４箇条を、皆さんにご紹介します。

コミュニケーションの質を上げる４箇条

冒頭でお話しした通り、コミュニケーションの質によって、仕事の成果やスピードには大きな差が開いてきます。

例え自分一人で行っていると思われる仕事でも、必ずどこかで誰かと繋がっています。必ずクライアントはいるわけですしね。一人でできる仕事ってないですよ。

では、上手なコミュニケーションとは何ぞや？という所ですが、これには以前恩師から言われた４箇条が今でも心に染みています。

別に、上手くやろうというスキルや小細工は必要ないんです。非常に当たり前な、ちょっとした親切・気配り・優しさがあれば、コミュニケーションは上手く行きます。

1. レスポンスを早くする

メールでもSkypeでも、相手からの投げかけに対しては、極力早い返信をするようにします。

投げ返すのではなく、打ち返すぐらいのスピード感です。一回キャッチするのではなく、飛んできたボールに対しては反射的に反応できるようになるとベストなのです。

レスポンスが遅くなる主な原因は、決断できないことにあります。

しかし、別にすぐに決断をする必要はないのです。そうではなく、自分の結論をさっさと出すことが大切なのです。

「決断するための材料が少ないので、少し時間を貰いたい。水曜まで待って欲しい」というのも１つの結論です。

結論が遅くなってレスポンスの遅延が発生すると、相手は不信感やモヤモヤが積もってしまいます。

2. 提出資料のクオリティを上げる

自分以外の誰かに渡す資料には、分かりやすいようにして上げる工夫が大切です。"自分が理解できるから良い" ではありません。

例えば、私はウェブディレクターという職なので、修正の依頼をデザイナーさんに投げることがあります。

この時、正直クライアントから来ている修正内容をそのまま投げた方が楽です。何の手も加えずに、ただただデザイナーさんに放り投げる。これが本当に楽。

しかし、クライアントからの修正というのは、結構分かりにくい。熟読すれば理解できるけど、結構時間がかかるってケースが多いのです。

もしくは、紙の原稿に赤ペンで修正点を書き、それをPDFで送ってくる場合。これも、テキストデータを拾えないので、いざ修正をするとなると時間がかかります。

こういうとき、ディレクターの方で原稿を起こしたり、分かりやすく明確な資料にまとめてからデザイナーさんに渡すと、喜ばれる事が多いのです。

クライアントからの修正を丸投げしても、きっとデザイナーさんは理解できます。しかし、そこをディレクターが引き取って、デザイナーさんの時間を肩代わりして、分かりやすい資料としてまとめ上げるんです。

それが、ちょっとした気配りというもの。

3. 相手の予定をイメージする

相手の状況を少しでも考える余裕があると、コミュニケーションはスムーズになります。

例えば、クライアントへの請求書発行を経理の方に依頼するとします。これを、月末ギリギリになって１０件も依頼したら、経理の人からイヤ〜な顔をされることでしょう。

月末なんて、経理の人にとっては一番忙しい時。いろんな物の締め切りがあり、加えて同じように請求書の発行を求める人が押し寄せるのですから。

ちょっと考えれば「月末は忙しいだろう→前もって発行してもらおう」という発想になり、２日でも３日でも前に依頼をかけられます。

相手がどういう状況にいるか、これからどういう状況になりそうか。相手の立場をイメージできると、相手からは喜ばれます。

4. 直接一声かける

メールやSkype、チャットワークなどなど。コミュニケーションツールが発達した現在ですが、今も基本は直接のコミュニケーションです。

従って、メールなどのコミュニケーションの後の、ちょっとした一声が大事だったりします。

特に、頼みにくいことなどは、ちゃんと声をかけてフォローをするようにしましょう。直接愚痴を言われるのが嫌だからと、メールだけ投げて終わりにすれば、後々の関係性を悪くしてしまいます。

「直接声かけるとか、何のためのメールだよ」と思うかもしれません。私もそう思っていた時期があります。

しかし、コミュニケーションとは、時に非効率に価値を見出すものなのです。

あとがき