時間管理をする上でとても大切な「自分の行動の記録」。これを習慣化するためには、まずは手書きで始めることが大切だと聞いて、最近始めています。
効率的に記録を取りつつ、加えて後からの見返しを効果的に進めるなら、Excel などの IT の力に頼る方が良いかもしれません。手書きはその分、手間も時間もかかりますからね。
ですが、手書きの効能と言うのもあるようです。習慣化が身につくのもそうですが、集中力と『タスクに向き合う姿勢』が今までと変わったのを実感しています。
今日はそんな、私の行動記録について少しご紹介します。今まで面倒で続かなかった方にも、手書きはオススメできますよ。
時間管理における行動記録の重要性
そもそも何故、自分の行動の記録を取るのが重要か。「14:00〜14:10▷メールチェック」などと細かく記録するのに、何の意味があるのか。これには時間管理が深く関係しています。
時間は２４時間と限られています。ですから、その２４時間にどんなタスクを入れ込んでいくかで、その日のスケジュールが決まってきます。
これはパズルに似ていて、『２４時間』という限られたスペースの中に自分のやりたい事を組み入れていく作業になります。この時、自分の持っているパズルのピースを理解するためには、自分の行動の傾向やタスクにかかる時間を把握する必要があります。
例えば、自分は提案書を作るのに３時間あればできると思っていても、実際に計測してみると５時間かかったとします。これでは、２時間のラグが発生してしまい、後のスケジュールの破綻を招いてしまいます。
人は自分の力量を過大評価してしまいがち。自分の能力を正確に知ることが、時間管理の第一歩になるんです。
行動記録を手書きで行うメリット
習慣化に役立つ
ある一つの事柄を習慣化するために、無意識に二つのことを同時に習慣化しようとしているケースがあります。
例えば、行動記録を取るのに便利なツールがあったとします。それを自分の生活に取り入れることは、『行動記録を取る習慣』と『新しいツールを使う習慣』の二つを同時に行うことにあります。
こうすると、挫折しやすくなる。結局何も身につかないままに、記録を取ることを止めてしまう可能性が高くなります。
習慣化にはかなりのエネルギーを消費しますので、必ず一つに絞りたい。そこで、いつも愛用しているノートや手帳などに行動記録を書き記すことで、ツールに対するステレスを無くせるのです。
これからの時間に集中できる
タスクの『割り込み』にも、行動記録は役に立ちます。
なんとなーく仕事を進めていると、タスクが割り込んで来た時に、そのタスクに手を付けてしまったりするものです。「コレお願いね！」なんて言われて、それが１０分ぐらいで終わりそうだと感じると、まずそれを先にこなしてしまう。これは性格も多分にあるのでしょうが、私はそういうタイプです。
ですが、行動記録を取っていると、割り込みは純粋な邪魔だと感じます。「この３０分は見積作成に当てる」と決めていたのに、横槍が入るわけですから、一度行動記録を書き直さなくちゃいけなくなります。
・14:00〜14:11▷見積り作成
・14:11〜14:23▷メールの返信（割り込み！）
・14:23〜14:45▷見積り作成（再開）
パソコンを使っていれば、上記のような記録は一瞬で終わります。ですが手書きだと、メッチャ面倒なんです。ですから、割り込みのタスクの重要性を冷静に判断して、後に回す強い意志を持つことができます。
自分のやることに強い意思を持てる。これも、手書きで行動記録を取る一つのメリットだと感じています。
私の記録
では最後に、私の行動記録を実際にお見せします。
行動の記録と言っても、そんな大層なものではありません。知っての通り私はめんどくさがりなので、あんまり凝ったことはしたくないんです。
いつも使っている見開き１ページのデイリーリフィルに、自分の行動の流れを書くようにしています。書き残しておくのは『開始時間』『終了時間』『所要時間』『行動の内容』の４つ。これを箇条書きに、頭から書いていきます。
デイリーリフィルの左側が、その日に起こったことや考えをまとめるフリースペース。そして左側が、自分の行動記録枠となります。
あとがき
今回の話は、タスク管理の達人である「はまさん（@Surf_Fish）」の著書である「会社員のための究極のタスク管理 「君ならまかせて安心」と言われる仕事術」で言われていたことを実践したものです。
『タスク管理』や『時間管理』について非常に分かりやすく、なおかつすぐに実践可能な内容が盛り込まれていて、非常にオススメの一冊です。
