iPhone・Mac・ウェブサービス・文房具について「生活に活かせる実用的な活用術」を提供するメディア

すべての整理整頓に応用できる一箇所にまとめてから分別するメソッド

この記事のURLとタイトルをコピーする

整理整頓を行うにあたって、一番間違いがなく、それでいて効率的な方法があります。それが、以下の手順です。

①対象物を一箇所に集める
②集めたものを分別する

この手順で事を進めるだけで、驚くほど効果を得られます。

“整理整頓” と言っても、部屋の片付けだけを指すわけではありません。メールの処理やEvernoteの管理、タスクリストにだって、このメソッドは活用できるんです。

すべての整理整頓に応用できる一箇所にまとめてから分別するメソッド

一箇所に集めて、それから分別する

部屋の整理整頓を効率よく行うために、もっとも有効な手段は「とりあえず物を一箇所に集めて、それからどこに配置するかを決めること」です。

例えば机の上を考えてください。

ぐちゃぐちゃに物が散らかった机。これを整理するとき、ランダムに物を引っ張り出し、不要か必要かを考え、どこに置くかを考えて、次の物に取り掛かる。

こんなことをしていたら時間が掛かって仕方ありません。しかも、一向にキレイにならない机を見て嫌気もさしてくるでしょう。

そうではなく、

・まずは机の上の物をガーッとまとめて箱に入れる(こうすれば、もう机の上はキレイになる)

・箱の中の物をランダムに取り出し、不要か必要かを考える(必要な物は別の箱に入れていく)

・必要な物を入れた箱から、その物を取り出して、適切な場所に配置する

こういう流れで整理した方が早いのです。

何故なら人は、”同じフローを繰り返す” より “同じ行動を繰り返す” 方が速いから。つまり、

・A→B→C→A→B→C→A→B→C

ではなく、

・A→A→A→B→B→B→C→C→C

の方が物事を早く進めることができるんですよ。

他のことにも応用できる

このことは、何も部屋の整理整頓だけに使える話ではありません。身の回りのあらゆることに応用が効く考え方なんです。

私が活用している物と言えば、例えばメールの処理。

私宛のメールはすべて、まずは「受信箱」に入ってきます。この受信箱を整理する時、すぐに返信を作ることはありません。

メールを読み、「返信が必要だ」と判断したら、そのメールにスターを付けます。返信が要らないなら、情報としてEvernoteに保存するか、そのままアーカイブしてしまいます。

「受信箱」の中のメールをすべて “判断” し終えて、ようやくスターを付けたメールの返信を作り始めます。

Evernoteやタスク管理も基本は同じ

Evernoteの整理整頓方法も、基本的には同じフローです。

まず、メモしたノートは必ず「Inbox」というノートブックに入るようにしています。こうすることで、メモを紛失する危険性が無くなります。

そして、この「Inbox」に入っているノートを、その日の夜に分別します。タグをつけたり、ノートブックに振分けたり、場合よっては加筆したり……。

タスク管理も同じです。やらなければいけないことをまとめて入れておく場所を用意して、後からそのリストを仕分けする。

作業の流れを変えるだけのちょっとした工夫ですが、それだけで効率がグンっと上がります。

あとがき

複雑だと思っていた作業も、細切れにすれば単純になります。そして、単純作業は考える必要がないので、非常にスピードが出せるんです。

時間がかかって悩んでいる作業があれば、それはフローに問題があるかも。その作業の流れをちょっと変えるだけで、時間短縮が図れるかもしれませんよ。

それでは、今日はこの辺りで。

この記事のURLとタイトルをコピーする
当ブログの管理人
ばんか (bamka)
ばんか (bamka)ウェブディレクター・ブログ運営
iPhone・iPad・Mac。Evernoteなどのウェブサービス。ときどき文房具など。これらを使った『生活に活かせる実用的な活用術』をご提供しています。 管理人は当ブログの運営の他に、ウェブディレクター・ライター・セミナー講師など、いろいろな分野で活動しています。詳細は当ブログのプロフィールページをご覧ください。 各種仕事のご依頼も承っておりますので、ご希望の方はお問い合わせフォームからご連絡ください。
執筆著書
    SNSでフォローする

    コメントを残す

    メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です