いつ使うかも分からない書類が多すぎる。あぁもうどう処理していいかわかんねー。
と言って、机の上の放り出してある書類はありませんか。私も気がついたら、そんな書類がいろいろと溜まっていました。
厚生年金やら保険やら、給与明細やらクレジットカードの請求やら。別に捨ててもいいのかもしれないけれど、何の拍子で必要になるか分かったものじゃありません。
そういう書類が、歳を重ねる毎に増えていきます。
ただ、それを一々ファイルに入れて取っておけるほど、私は几帳面でもなければマメな性格でもありません。
だから、もうね。まとめてEvernoteに突っ込んでやりました。iPhoneで写真を撮って、Evernoteに突っ込んで、ノートブックをファイルに見立てて、終いです。
あースッキリした！
何がいつ必要か分からないなら、どこにあるかだけ分かっておけばイイ
「この書類は、この日この時間に必要になる！」とは滅多になりません。書類とはそういうものです。
なのに、急に必要になるんです。「そういえば、あの書類ってまだ持ってる？」なんて人から言われたり、「〜〜の書類を、後日まとめて提出してください」って事務的に必要になったりとか。
しかし、そういう時というのは、大概は書類が欲しいのではない。書類に書かれた情報が欲しいのです。
であれば、別に書類自体がすぐに必要なわけではない。もちろん、マスターとしてどこか１箇所にまとめておいた方がベターでしょうけれど、それはすぐに見つけられる必要はない。
大事なのは、とりあえずデータとして手元に持っていること。それだけで達成できる目的の方が8割のはずです。
だから私は、そういう類の書類をすべてEvernoteに突っ込みました。
やり方は非常に雑です。スキャナーなんて高価なものは使わない。iPhoneで写真を撮るだけです。
「読取ゾウ」が非常に役立つ
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カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
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Evernote専用のスキャナーアプリ「読取ゾウ」。このブログでも度々登場している、私の愛用アプリの一つです。
このアプリはスキャナーとしての機能が付いており、書類を撮影すれば四隅をあわせて補正してくれます。だから、多少写真が曲がっていたりしていても問題ない。
そして、２枚の写真を１枚にまとめる機能もある。これがあるので、両面に印刷された書類でもOK。後からノートを一々マージする必要もありません。
取り込んだ写真をノートブックにまとめる
取り込んだ写真は、分類をしながらノートブックに振り分けていきます。これは書類をファイルに挟むのと同じ作業だと思って頂いてOK。
私はEvernoteに「Note」というノートブックがあり、その中には「将来必要になりそうな情報」がまとめられています。
「Note」の中には、「生活情報」「ネット関係」「カード類」「名刺」「説明書」「給与明細」「保険」「健康」などなど、自分に関わる様々な情報がストックされています。
これらの情報は、いつ必要になるか分からない。でも、いつかきっと役に立つもの。あるいは、忘れ去ってはいけない情報がまとめられています。
ノートブックの分類のコツは、まずは細かく刻むこと。例えば、「給与明細」「健康診断の結果」「会社の就業規則」の３つの種類の書類があったとします。これをいきなり「会社」としてまとめてしまうと、途端にノートブックがパンクします。
「会社」というノートブックの中に大量のノートが入り込むことになり、いざというときに全然見つけられなくなってしまう。
それならまずは「給与」「健康」「勤務」という風に、細かくノートブックを分類します。
そうすると、もしかしたら「給与」というノートブックに入るノートは１０個にも満たないかもしれません。でも、それなら見つけやすいでしょう？
これでとりあえず運用していき、「あまりに細かく分けすぎたなぁ」と感じ始めたら、合算したノートを改めて作ればいいんです。
最初からベストを求めすぎて、キレイに最小限でまとめようとすると失敗する。これが私の経験則です。
あとがき：久しぶりに思い出した感覚
Evernoteを使い始めてかなりの年月が経ち、自分なりの運用スタイルが固まってきていたため、なんだかキレイに使おうとし過ぎていたみたいです。
それが、今回の書類整理をキッカケに、「とりあえず何でもかんでもEvernoteに突っ込む」という感覚を久しぶりに取り戻しました。
「思い出したくば、Evernoteを漁ってみろ。そうすれば、目的の物は必ず見つかる」
この安心感。この感覚は何物にも代え難いですね。
もし会社のデスクや自分の部屋が書類で溢れかえっていたら、思い切ってすべてを写真に収めてはいかがでしょうか。
