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Evernoteを活用したプロジェクトの進行方法【GTDをもう一度 Vol.6】

▼前回のエントリー
5ステップで作るプロジェクト。綿密なプランニングがストレスフリーを生み出す。【GTDをもう一度 Vol.5】

前回お約束したとおり、今回のエントリーでは私が行っているプロジェクトの管理方法を、具体的にご説明していきます。

もちろん、人それぞれに合った方法がありますし、私もこれがベストだとは思っていません。これからも改良の余地はあります。

ですが、今のところコレで上手く運用できていますので、満足はしています。ご参考になれば嬉しいです。

プロジェクトの作り方

これは前回のエントリーもご参考にしてみてください。

プロジェクトを作るために必要なのは、以下の5つのステップ。

1.Why(目的と価値観を見極める)
2.Goal(結果をイメージする)
3.How(ブレインストーミングをする)
4.Plan(思考を整理する)
5.Do(次にとるべき行動を判断する)

この5つのステップに沿って、プロジェクトは作られていきます。

では、プロジェクトを何処に作るか。これにはEvernoteを利用します。

Evernoteによるプロジェクトの管理

Evernoteには、プロジェクト用のノートブックを作っています。

▼プロジェクトノートブック

このプロジェクトノートブックの中には、プロジェクト毎に、上記の5ステップに沿って作られたノートが入っています。言い換えれば、プロジェクトの数だけノートがあるわけですね。

そのノートの中身は、こんな感じ。

▼例:プロジェクトノート

▼Evernoteリンクも作りましたので、ご参考にどうぞ。
010:引越しの手配

ノートの題名には、3ケタのプロジェクトナンバーと、そのプロジェクトの名前を付けています。

Why・Goal・How

プロジェクト作成の5ステップの内、最初の3つ(Why・Goal・How)に関してはラフに仕上げています。

それぞれの項目を、箇条書きにしたり文章にしたりしています。

▼最初の3ステップ

ラフにやっているとは言え、大切なのは言葉にすること。

頭の中ではいくらでも考えつきます。ですが、言葉にしようとすると、急に書けなくなる時があります。それは、自分の中で整理がついていない証拠。

こうやって明言化しておくことで、自分の頭の整理を行います。また、眼に見えるカタチにしておけば、後から見つめ直したり、軌道修正ができますからね。大切ですよ。

Planにはちょっとしたコツを

本エントリーで一番重要な4つ目のステップ -Plan- は、少し丁寧に説明していきますね。

Planの項目とは、つまりは今後のタスクの進め方を記載する項目です。ですので、そこにはタスクを列挙していく事になります。

タスクの名前は、以下のような感じです。

 ◆001-01:引越しについてのTipsをEvernoteから掘り出す

最初の3ケタの数字。これは、プロジェクトナンバーです。そして、次の2ケタの数字が、タスクナンバーです。

タスクナンバーを振り分ける大きな理由は、タスクの進行状況を把握するため。

タスクには大きく2種類あります。同時進行可能なタスク(垂直タスク)と、順番に進めていくタスク(水平タスク)です。

これらを明確にするため、こうやってタスクナンバーを振り分けています。

タスクナンバーが2ケタなのも、この垂直タスクと水平タスクを明確にするためにつけています。

2ケタの数字の、最初の数字。01と書いてあったら、0の部分。これが、垂直タスクのナンバーです。

2ケタの数字の、後ろの数字。01と書いてあったら、1の部分。これが、水平タスクのナンバーです。

例えば、以下のようにPlanを立てたとします。

 ◆010-01:引越し業者を探す
 ◆010-02:引越し業者に相見積を取る
 ◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ
 

この場合、「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」は、同時進行させられます。

しかし、「引越し業者を探す」と「引越し業者に相見積りを取る」は同時進行させられません。順番にしか行えないのです。

これらを明確にするために、タスクにナンバーを振っているのです。

Do(次に取るべき行動)

次に取るべき行動を判断するのはカンタンです。

タスクにナンバーを付けていますので、その下1ケタが小さいものから行動していけばOK。

例えば以下の例であれば…

 ◆010-01:引越し業者を探す
 ◆010-02:引越し業者に相見積を取る
 ◆010-11:部屋のいらない物をリストアップ

「引越し業者を探す」と「部屋のいらない物をリストアップ」が、次に行うべき行動です。

1つ1つのタスクの処理方法については、また別のパートでご説明していきますので、ここでは割愛いたします。

Done(行った行動)

プロジェクトを進行させていく上で、重要なのが行動の記録。

行動の記録は、Doの後に続けて書いていくようにしています。水平線を引っ張って、その下に行動の記録を書いていく。

こうしていけば、このプロジェクトに関するプランと行動の記録を、同時に見ていくことができます。

▼行動の記録は、ノートの下に書き続けていきます。

参考資料

プロジェクトを進めていく上で、その都度参考にしたい資料なんかもあると思います。

私は、「資料」というノートブックを別に作り、その中に参考資料を放りこんでいきます。

そして、必要な資料のリンクを、プロジェクトノートに貼り付けていく。

こうすれば、いちいち資料を探す手間はいりません。また、資料の整理をする必要もないので便利しています。

▼リンクを作りたいノートで右クリックし、「ノートリンクをコピー」を選択。

▼プロジェクトノートの好きなところに貼りつける。

まとめ

今回のエントリーをまとめたノートを共有しました。以下のリンクから閲覧することができます。

000:プロジェクトの進め方

ぜひご参考にしてみてください。

あとがき

プロジェクトの管理は、私が一番苦手としている部分です。

放りっぱなしになったり、次にするべき行動の判断ができなかったり。グダグダとダレてしまうんですよね。

ガントチャートを使ったり、Toodledoなどのタスク管理サービスを利用したりもしました。

ですが、現在はこの、テキストを利用したプロジェクト管理に落ち着いています。シンプルで分かりやすいのと、アクセスしやすいって言うのが理由ですね。

Toodledoも利用していますが、ここでプロジェクトを管理はしていません。Toodledoで管理しているのは、次に起こす行動のみなのです。

これについては、また別のエントリーでご説明しますので、お楽しみに。

それでは。

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