07_タスク管理 07_仕事で役立つ情報

アクション不要な3つの事柄。資料・保留・ゴミの処理について。【GTDをもう一度 Vol.3】

▼前回のエントリー
Inboxの処理をする前に確認しておきたい3つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】
前回のお話では、Inboxの処理におけるルールはバッチリかと思います。これで、Inboxの処理の準備が整いました。
ここからは、そのInboxの処理の方法についてお話ししていきます。
Inboxの処理では、Inboxの中身1つ1つの内容の性質を把握して、それぞれ適切に分類していきます。
今回の処理の判断基準は、「アクションを起こす必要があるかないか」です。

アクションが必要ないものを取りだす

Vol.1でも言ったとおり、Inboxに入っているのはタスクだけではありません。その中には、アクションが必要でないものも含まれていると思います。
アクションが必要でないものは、大きく3つに分けることができます。
◇ゴミ
◇保留
◇資料
以上の3つが、アクションの必要ない物になります。
私はInboxをEvernoteに作っています。ですので、Inboxの中身を適切なノートブックに振り分けることが、具体的なInboxの処理方法になります。
では、それぞれご説明していきましょう。

ゴミ

ゴミとは、言葉のとおりです。何かアクションをする必要もないし、参考資料としての価値もない。
そういうものは、Deleteボタンを押して、ノートを削除してしまいます。

保留

保留とは、今すぐのアクションが必要ないものです。これには大きく2つのカテゴリーに分けることができます。
◇Somedayリスト
例えば、私がInboxに投げ入れた「字を綺麗にかけるようになりたい」は、すぐのアクションは必要ない。ですが、いつか手をかけたいものです。
漠然と「いつかやりたいなぁ」と感じるものですね。こういうものは、私は「Wantノートブック」に入れてあります。

Wantノートブックには、必要なアクション毎にノートブックをスタックしています。それが、どこかに行くのか、ほしい物なのか、はたまた読みたい物なのか等々。
こういうものは、レビュー(振り返り)をするタイミングを自分で作り、折をみてチェックしておきたいですね。
◇タイミングが来たらチェック
頂いたメールで「今度のアポイントの前日に、改めてチェックしておけばいい」というものもあります。
そういうものは、自分でリマインダーを設けるか、スケジュールに組み込んでおくと忘れにくいです。
私の場合、まずEvernoteの「カレンダーノートブック」に入れます。

そして、共有用のURLをコピーして、Googleカレンダーのメモ欄にペーストしています。

こうしておけば、そのタイミングですぐに見返すことができるので便利です。

資料

資料とは、特にアクションを起こす必要のないものです。
例えば、気になるウェブクリップだったり、本を読んだ時の感想だったり。
そういったものは、それぞれ適切な場所に補完しておきましょう。私はEvernoteのノートブックで管理しています。
▼コチラが、私の整理の仕方。
【Evernoteが続かない3つのメンドクサい】第2話:整理整頓がメンドクサいを解消する。
大切なのは、必要なときに必要な情報を取りだせること。これが達成できるなら、もちろんEvernoteに固執する必要はありません。

まとめ

◇アクションが不必要なものは3つに分けられる。ゴミ・保留・資料の3つ。
◆役立たないものはゴミ箱へ捨てる。
◇保留には2つある。「いつかやりたいこと」はSomedayリストへ。特定の日付でチェックしたいならリマインダーを。
◆資料は、すぐ取りだせる場所へ補完しておく。

あとがき

今回のお話で、地味に大事なのがEvernoteの共有を利用したテクニック。
URLを作れるので、どこからでもアクセスできるリンクを作れる。これは今後も便利に使えます。
では、次からはアクションの必要なものの処理について。その方法を振り返っていきましょう。

■関連エントリー

【GTDをもう一度 vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ならば一緒に組み直そう。
ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】
Inboxの処理をする前に確認しておきたい3つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

関連キーワードからさらに見る

\ この情報をシェアしよう! /

-07_タスク管理, 07_仕事で役立つ情報
-, ,

Copyright© あなたのスイッチを押すブログ , 2020 All Rights Reserved.