07_タスク管理 07_仕事で役立つ情報

Inboxの処理をする前に確認しておきたい3つのルール【GTDをもう一度 Vol.2】

▼前回までの記事
【GTDをもう一度 vol.0】できている気になっているけど、しっくりこない。ならば一緒に組み直そう。
ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】
前回はInboxへの収集についてお話ししました。これで、頭に引っかかっている事がらは、すべて外部に吐き出せたかと思います。
次には、その吐き出した事柄を処理(仕分け)していきます。
その内容が、タスクなのか資料なのか、はたまたゴミなのか。これを判断して、適切に処理していくのです。
ですがその前に、Inboxの整理におけるルールについてお話ししましょう。
私がInboxの整理をするときは、3つのルールを遵守しています。
このルールに則って行わなければ、効率性が失われるだけでなく、抜けや漏れの原因にもなってしまうのです。

ルール1:重要性の判断はしない

Inboxの処理をするにあたって、その中身の重要性を判断するのは、まだ先です。
つまり、「コッチの方が大切だから、先に処理してしまおう」と、優先順位をつけてはいけないのです。
何故なら、自分の意図によって選んで処理をしていけば、必ず後回しになる物が出てくるからです。それは、抜けや漏れの原因になってしまう。
ですので、Inboxの処理をする際は、中身の重要性を無視するのがルール。
具体的に言えば、上から順番に処理していきましょうってことです。
私はEvernoteのノートブックに「Inbox」を設けています。ですのでこの場合は、上から順番に処理していくことがルールになります。

ルール2:複数の処理を同時に行わない

処理をしていると、どうしても仕分けする先に迷ってしまうことがあります。
「これはゴミかな。…いや、もしかしたら将来役立つかもしれないから、資料か。でも…」なんて感じ。
そうやって悩みつつ、ふと横に目をやると、カンタンに処理できそうな物が目に飛び込んできました。
「こっちから先にやろうかな…。すぐ終わるし…。」
でも、この誘惑に負けてはダメ。これでは、ルール1を破ってしまうことになります。
そうすれば、後回しが発生します。
一度後回しにしてしまうと、再度それに手をつけるのに、最初のとき以上のやる気と集中力が必要になってしまう。
ですので、処理をするときは1つ1つに集中しましょう。脱線は禁物です。

ルール3:Inboxは空にする

Inboxの処理には、それなりの労力と時間を要します。
ですが、だからと言って途中で止めてしまうのはダメなんです。必ず、Inboxは空にして終わらせなければ。
ルール1とルール2がありますので、Inboxの処理は上から順番に、そして1つずつこなしていきます。
これを途中で止めてしまったら、どうなるか。
次の日には、また新しい事柄がInboxに降り注いできますので、昨日残した物は下の方に埋もれてしまいます。
そのまま今日もInboxの処理を始め、また途中で止めてしまった。
これを繰り返していると、絶対に辿りつけない事柄が発生してしまうのです。
ようやく辿りついた頃には、その埋もれた事柄の締切りが過ぎてしまった。そんなコトが、起こり得るわけです。
ですので、Inboxの処理を始めたのなら、Inboxが空になるまで続ける必要があるのです。

あとがき

次回からは、具体的なInboxの処理についてお話ししていこうかと思います。
GTDの本を読みなおして、「できてなかったなぁ。適当にやってたなぁ。」と言うのが今回の項目。正直、我流でやっていました。
改めて読み直すと、いろいろと発見があるものですね。こうやって、自分で改めてまとめ直すと、いろんな発見があって面白いです。

関連キーワードからさらに見る

\ この情報をシェアしよう! /

-07_タスク管理, 07_仕事で役立つ情報
-, ,

Copyright© あなたのスイッチを押すブログ , 2020 All Rights Reserved.