07_タスク管理 07_仕事で役立つ情報

皆が言っているタスク管理って、カンタンに言えば、きっと料理の事なんだと思う。

昔も今も、変わらずホットな話題であり続けるテーマがあります。それが、タスク管理。永遠のテーマみたいなものですよね。

時代が変わればツールが変わり、管理の仕方も工夫が凝らされる。どうやったら効率的で、そして最も効果的か。これをずっと探し続けています。

ですが、タスク管理で大切なのは、決してツールの使いこなし方ではありません。

大切なのは、いつの時代のどんなツールでも役に立つ、普遍的なタスクの考え方。これなのです。

これを把握せずに、ツールの使いこなし方ばかりに気が取られてしまうと、効果は上がりません。ツールに使われてしまうことになります。

さて、普遍的なタスクの考え方とは、つまりどんなものか。これは、料理に似ています。

一連の流れをどうやって組んでいくのか。これを、一般家庭の主婦になったつもりで考えると、分かりやすいかも知れません。

Missionを決める

まずは、自分にとってのミッションを決めます。

ミッション、つまりは使命。今は主婦ですので、この家庭における自分は、どんなことを成し遂げたいのか。それを考えます。

これによって、後々のタスクの決め方や、自分にとっての優先順位が変わってきます。

例えば「家族が笑顔になれる美味しい料理を作る」であれば、家族の趣向に沿った料理を作ることが最も重要になります。一方、「家族の誰もが健康で健やかな生活が送れる料理を作る」であれば、美味しいことよりも栄養バランスを重視するでしょう。

自分が、人生をかけて成し遂げたい使命を見つけましょう。

▼ミッションの作り方について、参考になります。

目標策定とその達成に役立つ「4つのリフィル」と「2つのTIPS」 « Hacks for Creative Life!

マスタータスクリスト

「ココには、自分がやるべき事のすべてが入っている」。そう思える場所を作ることは大切です。

次に取るべきアクションやタスクがすべて入っている場所。私であれば、Toodledoがこれに当たります。

毎日、その日のToDoを作りますが、それはこのマスタータスクリストから選んでもってきます。

これは冷蔵庫に似ていますね。

食材を入れて、保存しておく場所。そして、料理のさいにはそこから必要な材料を取り出して調理する。

タスク管理でも、この流れは変わらないのです。

一週間の予定を立てる

一週間の予定とは、その週の献立を考えることに似ています。

夫の急な出張や残業で、夕食がいらなくなった。献立通りに進まないときだってあるかもしれません。

ですが、それはあまり重要ではないのです。

そういうイレギュラーは必ず起こること。それでも一週間の献立は考えなくてはいけません。なぜなら、これがないと場当たり的なタスク管理になってしまうからです。

先ほど、ミッションの話をしました。ミッションは、自分が成し遂げたい使命です。

つまり「家族の健康を守る」というミッションがあり、それを達成するための料理を皆に出す。この流れが大切なのです。

一週間の献立もなく、その日に仕入れた材料だけでこなそうとすれば、家族の健康は決して守れないでしょう。

▼ウィークリースケジュールについては、コチラがとても参考になります。

シゴタノ! 今日からはじめる手帳術 第17回 一週間を俯瞰したい

今日のタスクを書き出す

今日のタスクは、今日の献立。どんな料理を作るかは、その日の早い段階か、もしくは前日の夜には決めておきます。

そうでないと、いざ料理をしようとして「材料が足りないっ!」なんて危険性があります。

今日自分が作るべき料理はなんなのか。そして、そのためにはどれぐらいの時間を確保して、どういう手順で進めていくべきか。

これを頭の中で一度構築しなければ、料理を作ることは叶わないでしょう。

▼デイリータスクの重要性については、以前書いたこの記事を参考にしてみてください。

タスク管理で絶対にサボれないたった1つのこと。今日のToDoを書き写すべき理由とは。 / あなたのスイッチを押すブログ 

チェックリストの重要性

チェックリストはとても大切です。

例えば、今日の献立をカレーにしたとします。

カレーを作るにあたって、その手順は毎回違うわけではありません。少しの変化はあるかと思いますが、全然違う手順を踏んで作るわけじゃないのです。

むしろ、カレーを作るたびに、その作り方を考えていたのでは、時間はいくらあっても足りません。また、材料の漏れや抜けが発生してしまう原因にもなるのです。

カレーなら、まだ単純だからイイです。これがタスクの管理だと、もっと複雑になってきます。

一度やったことでも、覚えていなければ初めてやるのと一緒。手順をメモした記録がなければ、過去の経験を活かすことはできないのです。

チェックリストさえあれば、それに踏襲して行うだけ。考えることなく料理を進めていくことができます。

「あれはやったか?これは済んだか?」。そんな漠然とした不安を、カレーを作るたびに考えていたら、時間がもったいないです。

▼チェックリストの大切さがとてもよく分かる記事がこちら。

似てるけど別物なんです!タスク管理してる人に送るTo-doアプリを使っていてもチェックリストが必要な理由 @totto777 | http://highhigherhighest.com/

あとがき

料理というのは、色んなことを教えてくれます。

料理の作り方や、そこに至るまでの過程。使う道具やレシピ本。これらは、普段の生活の中でも応用ができる考え方がいっぱい詰まっています。

普段料理をやらない人でも、「これを料理に当てはめると、何に当たるだろうか?」と考えてみると面白いです。

思わぬヒントになるかも知れませんよ。


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