07_仕事で役立つ情報 11_目標管理

7つの習慣における時間管理マトリクス。各領域で行うべきアクションとは何か。

7つの習慣という本の中に、時間管理についての重要な項目があります。
それが、時間管理マトリクス。
これは、時間の使い方に関する指標のようなものです。
縦軸に重要度、横軸に緊急度をとり、4つの領域を作る。そして、自分に降り注いでくるタスクがどの領域に属するか判断する。
そうすることで、自分の人生にとって重要なことにフォーカスできるのです。
▼以下の図が、その時間管理マトリクスです。

このマトリクスの主張は、「緊急でないが重要なモノに注力することこそ、自分が真にやりたいと望むことに注力していると言える」ということです。
ですが、普段の生活の中で「重要だが緊急でないもの」にだけ注力していくのは不可能です。タスクは止めどなく降り注いできますので、それを適切に処理しなくてはなりません。
そこで今回は、これらの時間管理マトリクスの各項目において、自分が取るべきアクションはなんなのか。それをお話しようと思います。

第一領域:重要かつ緊急なモノ

【例:締め切り直前のタスク / クレームへの対応 / 直前に迫った会議の資料づくり】
重要かつ緊急なもの。これは、ケツに火がついているタスクですね。タスク管理を行う上で、最優先で行うべきタスクです。
なので、絶対にやりましょう。
あなたにとって緊急かつ重要なのであれば、気合いと根性で達成すべきタスクです。
ここに、テクニックはあまり必要ではないように感じています。というのも、重要で緊急なものは、あなたが今日のタスクをピックアップするときに、一番最初に考える項目なのですから。自ずと手をつけるはずです。
もし、このマトリクスに入っているタスクを前をして、重い腰が上がらなかった場合。それはタスク自体の性質を見直す必要があるかもしれません。
つまり、「そのタスクは、あなたにとって重要ではないのかもしれない。」ということです。

第二領域:重要かつ緊急でないモノ

【例:人間関係づくり / 体力づくり / スキルアップ(自分を磨くこと) / 準備や計画】
この性質のタスクは、結構厄介。というのも、緊急でないので放っておくと全然手をつけません。
例えば、旅行の計画なんかがそうですね。
ケツは決まっているのだけれど、それは3ヶ月も先の話。「そんなに急ぎでないや」と後に後に先延ばしして、結局ラストの1週間でバタバタしてしまう。
旅行の計画であれば、むしろ良かった方です。ですがこれが、自分の夢や目標であればどうでしょう。
ついつい目の前にある第一領域のタスクに目を奪われて、おざなりになってしまった第二領域のタスク。それは、夢や目標を先延ばしにする行為です。これを1ヶ月、1年、そして10年と続けていったらどうでしょう。
あなたの人生は、結局なんのためにあったのですか?と問わざるを得ません。
ですので、自分にとって重要なのですから、緊急であるなしに関わらず手をつけなければなりません。
時間を創って実行するしかないのです。
そこで私が一番有効だと考える手段が、スケジュールをブロックしてしまうこと。
つまり、「いつかやろう」と考えている、その「いつか」をスケジュールに入れてしまうのです。
こうすることで、そこに他人からのスケジュールが入り込んでくることもありません。誰にも邪魔をされずに、その時間を確保することができます。

第三領域:緊急かつ重要でないモノ

【例:突然の来訪への対応 / 多くの会議 / 無意味な接待やつきあい / 多くの報告書】
これの処理に困っている方が、実は多いのではないでしょうか。
こんなタスクは人に委任してしまいましょう
だって、自分にとって重要でないのなら、自分が行う必要性はどこにもないのですから。誰かに頼んで、代わりにやってもらいましょう。
それは、お願いベースでやってくれるかもしれません。もしかしたら、対価としてお金やその他の報酬を支払う必要もあるかもしれません。
ですが、わざわざ時間という最高の資産を損失することはないのです。
もちろん、すべてのタスクにおいて委任ができるとも限りません。ですが、自分の時間は極力浪費するべきではないのです。

第四領域:重要でも緊急でもないモノ

【例:暇つぶし / 長時間の息抜き / だらだらとした電話 / 世間話 / その他、無意味な活動】
するな!とは言いません。適度な息抜きは必要ですし、一見無駄だと思えることが後に大切だったと気づくこともあります。
ですが、例えばテレビを見たり、目的なくネットサーフィンをしたり。そういった何の価値も産まない活動は、やるべきではありません。
時間は、全世界の人間に平等に与えられた唯一の資産。1日は、万人において24時間です。
この限られた、そして平等に分け与えられた資産。これをどうやって使ったかによって、他人との差になります。
ですので、時間の使い方には、細心の注意を払うべきでしょうね。

あとがき

今日のこの内容は、私が昨日参加したセミナーでの内容から、一部を抜粋したものです。
7つの習慣は、私も何度も何度も読み返しています。ですが、それでも昨日のこの話は、改めて時間の使い方の重要性を思い出させてくれる内容でした。
当セミナーでは、他にも有志でプレゼンを行われており、なんとも為になる時間となりました。
なにより、多くの学生や会社員の方々とコミュニティを築けたのは、自分にとって大きな財産です。
このセミナーの主旨は、「多くの人間との交流の場」。私もまた参加して、多くの方に触れ合ってこようと思います。
それでは。


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