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グループ活動を円滑に進めるための必須ウェブサービス5選。キーワードは共有。

同じ目的をもった仲間が集まり、何かの目標を達成する。これほど素晴らしいことも、そうそうありませんね。

これは学生でも社会人でも同じ。人はどこまで行っても、個ではなくチームで動くもの。チームでこそ、偉業を達成できるものだと信じています。

さて、そうやってチームで活動をするうえで、大切なのがコミュニケーション。

お互いの活動状況や、今後の行動の指針を共有して、必要な資料をシェアする。これはとても大切なこと。

ですが、必ずしもすべてのチームメンバーが集まれるわけではありません。

そこで大いに活躍するのがインターネット。そして、それを介したコミュニケーションです。

今回はそんな、グループでの活動をするうえで重要なネットサービスを、役割に応じて使い分ける方法をお話しようと思います。

基本コミュニケーションはFacebookがイイ

日々の進捗状況や各人の考えをシェアして、それを活性化させる。そういった基本コミュニケーションは、やはりFacebookが適当でしょう。

Facebookにはグループという機能があるので、これを活用しましょう。

グループの作成はカンタンです。

Facebookの左にある「グループを作成」を選び、グループ名を設定。あとはメンバーを招待して、公開範囲を決定すればOKです。

公開範囲を非公開にすれば、そのグループ内でのやり取りはメンバーでしか閲覧・編集できません。他人からは見ることができないのです。

これであれば、ちょっとした雑談やスケジュールの調整、進捗状況の報告などをスムーズに行なえます。

腰を落ち着かせたミーティングにはSkype

Facebookでは、各々が好きな時間に好きなことを書きこんでいくのには最適です。

ですが、ある議題に対してシッカリとミーティングを行う場合は、Skypeを利用するといいですね。

Skypeというと、無料通話が思い浮かぶかもしれません。ですが、テキストのチャット機能を利用するのもいいです。

先日私もSkypeのチャットによるミーティングを行ったのですが、これがなかなかスピーディーかつ便利。会話のログが残るので、後から見返せるという点でも大変助かりました。

また、これであれば当日参加できなかったとしても、ミーティングの内容を把握することができますからね。

Skypeでのミーティングを行うときは、メンバー内で予めスケジュールを合わせて行うようにしましょう。

そして、ミーティングの内容は誰かがまとめて、メンバーでシェアすることが重要です。そのときは、EvernoteやGoogleDocsが便利です。

メンバー内でEvernoteノートブックを共有する

Evernoteでは、ノート1つ1つを共有することもできますが、ノートブック単位での共有も行えます。

みんなで一冊のノートを共有するようなイメージですね。各々が好きに書き込めるノートがあると、メンバーでの活動に拍車がかかります。

今となってはかなり一般的なサービスなので、割とみんなが使いやすいのが特徴です。難しい機能もないので、閲覧・編集がしやすいのが嬉しい。

例えば今のメンバーとは、Evernoteにイベント単位のノートブックを作成しています。

ここに決定事項やイベントの参考資料、Skypeでのミーティング議事録を残しておくようにしています。

ノートブックを作成したホストだけではなく、メンバーそれぞれが書き込めるので、それぞれの想いや考えを書ける雑記帳として重宝します。

やり方はカンタン。「共有中」のタブから共有したいノートブックを指定。あとは共有したいメンバーのメールアドレスを記載して招待するだけです。

マスタタスク管理やスケジュール管理はGoogleDocs

イベントに向けてのガントチャートを作るのであれば、GoogleDocsがいいですね。

エクセルやワードなどは、各々のパソコン環境によって互換性が損なわれたりする可能性があります。

GoogleDocsはネット上で使用するOffice(Excel・Wordなど)ですので、基本はどんな環境においても同じレイアウトにできあがります。

イベントまでに行わなければいけないタスクを洗い出し、それに期限を設けて進めていく。そのためには、各メンバーの役割を明確にし、タスクを共有する必要があります。

そのためにも、いつでもどこでも、そして誰でも閲覧・編集できるGoogleDocsは大変便利です。

設定はこちらもカンタン。共有するための「コレクション」を作成し、それを共有。あとは共有したいメンバーに招待メールを送るだけです。

大事な参考資料はDropboxで

EvernoteやGoogleDocsがあるとは言っても、やはりファイルデータのやり取りが必要になるケースは大いにあります。

そんなときはDropboxがやはり便利ですね。

オンラインストレージは他にもいろいろありますが、一番メジャーで認知されているものとしては、これが最適でしょう。

共有の仕方も、基本は今までと同じ。

「フォルダの共有」から、共有したいフォルダを選択(もしくは新規作成)し、あとはメンバーにメールを送るだけ。

あとがき

今回は割とメジャーなものばかりが並びました。これには理由があります。

人と人とを繋ぐサービスには、認知度や浸透率が欠かせません。メンバー同士が使い慣れていなければ、円滑なコミュニケーションは難しいのです。

あまりにもニッチなものだと、メンバーにアカウントの作成をお願いしなくてはならず、手間になります。

また、普段から使っているサービスだからこそ、情報の更新に一早く気づけます。馴染みのないものは敬遠しがちになってしまいますからね。

それでは。




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