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誰でも今日からできる Yes / No に答えるだけの簡単メール処理術

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誰でも今日からできる Yes  No に答えるだけの簡単メール処理術

メールの受信ボックスにメールが溜まってしまうようなメールの処理方法をしている方を見ると、個人的にとても気になってしまいます。

もしその方法で機能しているのであれば良いのです。
ですが、例えば目的のメールを探すのに時間が掛かっていたり、人からの依頼事項が見逃してしまうような事があれば、それはきっと機能していない状態なんです。

なので今日は、私が行っているメールの処理方法をご紹介します。
この方法であれば、常に受信ボックスは空の状態になり、必要な情報はすぐに取り出せ、返信が必要なメールも起こすべきアクションも明確になります。

それでは参りましょう。

基本的な考え方

最初に、メール処理の基本的な考え方をご説明しますね。

私は基本的に、届いたメールを自動的に処理するような機能は使いません。人によっては「●●さんから届いたメールは自動的に●●フォルダに入れる」なんて処理をしますよね。それを私はしないんです。

基本的に、すべてのメールは一度受信ボックスに入ります。こうすることで、メールの見逃しをなくします。

そして、受信ボックスに入っているメールに対して “適切なアクション” を起こし、アーカイブする(非表示 / 受信ボックスから外す)のが、メールの処理の基本になります。

一箇所に集めて、判断し、処理をする。部屋の片付けと同じですね。

では、適切なアクションとはなんでしょうか。私の場合は、以下の5つがソレに当たります。

起こすべき5つのアクション

メールの処理で必要なアクションは、主に以下の5つです。

誰でも今日からできる Yes  No に答えるだけの簡単メール処理術 02

1. 資料としてEvernoteに保存

今後再び必要になりそうな情報がメールに記載されている場合、それを資料として保存します。そういった情報の保存先は、私の場合、いつでもEvernoteを利用しています。

情報を探すべきはGmailの中ではなく、Evernoteの中なのです。「また読み返すから」と言って、受信ボックスの中にメールを残すような事は止めましょう。

2. すぐに実行する

実行するのに時間が掛からないようなものは、その場で対処してしまいます。
目安は2分ですね。2分以内にできることは即座にやってしまい、それ以上時間がかかったり、特定の日時にしか実行できないことは、後述するタスク管理ツール行きです。

簡単なメールの返信などは、ここに含まれますね。

3. タスク管理ツールにTodoとして登録

上述したとおり、2分以上掛かりそうであったり、特定の日時にしか実行できないアクションは、タスク管理ツールで管理します。
これは私の場合「Todoist」を利用しています。

4. メールにスターを付ける

返信が必要なメールにはスターを付けます。これで返信忘れを防ぎます。
「そういえばあの人に返信メール入れなくちゃいけなかったけど、どのメールだっけ?」なんて探している時間は本当に無駄です。

5. メールをアーカイブする

適切な処理を行ったメールに、もう用はありません。アーカイブ化してしまいましょう。

ちなみにアーカイブとは、ゴミ箱に入れることと同義ではありません。

アーカイブというのは、非表示にする処理。メールは消えないので、「すべてのメール」には含まれますし、検索にも引っかかります。
ゴミ箱は削除。メールを消し去ってしまう処理になります。

Yes / No で行うメール処理フロー

では、上記のアクションをどのようなフローで行って処理をしていくのか。

それは、以下の図のように、各質問に答えていくだけで処理ができます。※クリックで拡大

誰でも今日からできる Yes : No に答えるだけの簡単メール処理術_03

質問1:行動を起こす必要があるか?

行動を起こす必要があるのか、それともないのか。
つまり、そのメールは読むだけで完了できるものなのか、それとも具体的な行動が必要になるメールなのか。

その答えによって、適切な処理方法は変わってきます。

質問2:再度読む可能性はあるか?

具体的な行動が不要な場合、次に考えるべきは “再度読む可能性があるか?” という点。

何かのプロジェクトに関する情報が本文(ないし添付ファイル)に記載されていれば、その情報は今後も必要となりそうです。なのでそれは、Evernoteに保存します。

しかし、セールスのメールや不要なメルマガであれば、それはアクションも必要ではありませんし、再度読む必要もありません。なので、その場合はアーカイブしてしまいます。

質問3:2分以内に実行できるか?

行動を起こす必要があるメールの場合、次に重要なのは “いつやるか” です。

もし、そのアクションを実行するのに大きな時間が掛からないのであれば、今やってしまいましょう。
後でメールを見返したり、やらなければならない事を考えなおす時間がもったいないのです。

目安としては2分。2分以内でできる簡単な作業(例えば簡単な返信メール)は、先延ばしにしても良いことはありませんよ。

逆に、時間が掛かりそうであったり、複数のアクションが必要なのであれば、それはもうメールの管理ではなくタスクの管理です。
素直にタスク管理ツールに振り分けてしまいましょう。

質問4:返信する必要があるか?

自分だけのアクションで完結するのか。それとも、アクションが完了し次第メールを返す必要があるか(あるいはメールの返信を作成すること自体がタスクなのか)。
これを判断して、もし返信が必要であればスターを付けます。

こうしておけば、返信漏れ・抜けがなくなります。

補足

その他、補足として何点か。

まず、「アクションが必要だし、再度読む可能性もある」ってメールもあります。そういう時は、タスク管理ツールにも登録しますし、Evernoteの方にも保存しておきます。

次にラベル(フォルダ)。

私は別に、ラベルを使わないわけではありません。私はクライアント別にラベルを作っていて、それをメール毎に付けています。ですがこれはメールの処理フローとはあまり関係ないので、今回は削除しました。

自分が欲しい情報をすぐさま取り出せる仕組みを作るために、ラベルやフォルダの使用が必要なのであれば、それは使うべきです。

 

そんなところかな?もし他にご質問などあればお気軽にお問い合せください。

あとがき

メールの処理って、わざわざ先輩が教えてくれるようなものでもないので、どうしても自己流になりがちです。そして、その自己流が結構ガバガバな管理だったりするんです。

私の運用方法は、基本的に「GTD(Getting Things Done)」というタスク管理手法を元に構成しています。興味のある方は、以下の本をオススメします。

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